Microsoft Exchange: Kritik und eine mögliche Alternative

Microsoft-Produkte sind aus dem modernen Büro kaum wegzudenken. 2020 war mit einem Marktanteil von 85 Prozent Microsoft Office die mit Abstand meistgenutzte Office-Software in deutschen Büros.

Allerdings kommt an Microsoft und zuletzt spezifisch an Microsoft Exchange immer wieder Kritik auf – von Datenschutz- und Sicherheitsbedenken bis zu teuren Lizenzmodellen.

Wir zeigen, was es mit der Kritik auf sich hat und welche mögliche Alternative es für kleine und mittelständische Unternehmen gibt. 

Einer der Hauptkritikpunkte an Microsoft war zuletzt die deutliche Preissteigerung. Ab dem 01. April sind Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste um elf Prozent teurer geworden. Die Preise werden nun an den US-Dollarkurs geknüpft und künftig alle sechs Monate überprüft und bei Bedarf angepasst. Ziel sei es, die Preisgestaltung der Cloud-Produkte weltweit anzugleichen. Dadurch sollen die Preise vorhersehbar und transparent sein. Für Unternehmen bedeuten diese Preisschwankungen allerdings auch, dass sie das Budget für Microsoft Cloud-Produkte nicht langfristig planen können.

Microsoft ist omnipräsent und – solange man sich im Microsoft-Universum bewegt – sind die Produkte sehr kompatibel. Möchte man allerdings wechseln, kann diese Omnipräsenz und die Abhängigkeit von Microsoft zum Problem werden. Das weiß Microsoft und hat Unternehmen ein Stück weit in der Hand. So kann der Tech-Gigant beispielsweise Preissteigerungen durchsetzen und Unternehmen in eigenem Interesse in bestimmte Richtungen drücken – z. B. in die Azure Cloud.

Hinzu kommt, dass Microsoft bei lokal installierten Exchange Servern Updates erzwingen möchte. Im ersten Schritt wird mit einem Tool ermittelt, ob ein Exchange Server, der mit Exchange Online kommuniziert, keinen Support mehr erhält oder Updates benötigt. Hat der On-Premise-Server keine aktuellen Sicherheitsupdates oder -patches, erhalten Verantwortliche einen entsprechenden Report mit den zu ergreifenden Schritten für das nötige Update. Werden die Maßnahmen innerhalb von 30 Tagen nicht umgesetzt, drohen Konsequenzen. Zunächst wird der E-Mail-Versand gedrosselt, dann greifen alle zehn Tage härtere Maßnahmen bis Exchange Online nach 90 Tagen jegliche Annahme von E-Mails verweigert. Administrator:innen können ein Aussetzen der Maßnahmen beantragen – ihnen stehen pro Jahr bis zu 90 Tage ohne Einschränkungen zu. Letztendlich werden diese Maßnahmen alle Exchange-Installationen betreffen, zu Beginn greifen sie allerdings nur für den Server 2007. Damit erzwingt Microsoft das Updaten bzw. den Wechseln von Exchange Servern und pusht damit immer mehr Unternehmen in die eigene Cloud. 

Am 11. April läuft der Support für Exchange 2013 aus. Für alle, die nicht auf einen neuen Exchange Server migrieren oder sich grundsätzlich unabhängiger von Microsoft machen möchte, ist KerioConnect eine preisgünstige und flexible Alternative.

KerioConnect ist eine umfassende E-Mail- und Groupware-Lösung, die viele der gleichen Funktionen wie Microsoft Exchange bietet – darunter E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Instant Messaging und vieles mehr. Zudem bietet KerioConnect integrierten Viren- und Spamschutz und eine automatische Backup-Funktion.

Dabei ist Kerio speziell auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet und durch geringere Lizenz-, Service- und Hardwarekosten deutlich günstiger als Microsoft Exchange.

Die Mailing-Lösung kann in nahezu jeder Umgebung eingesetzt werden und ist sowohl On-Premise als auch in der Cloud nutzbar. Sie ist einfach zu integrieren und bietet eine hohe Kompatibilität mit Outlook und anderen gängigen Mail-Clients, sodass Endnutzer:innen sich nicht auf einen neuen Client einstellen müssen. Diese bekommen von der Umstellung im Zweifel nichts mit und können wie gewohnt arbeiten. 

Microsoft Exchange ist zweifellos eine leistungsstarke Groupware-Lösung, aber es gibt berechtigte Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und der Kosten. KerioConnect ist eine mögliche Alternative, die viele der gleichen Funktionen wie Microsoft Exchange bietet, aber kostengünstiger und flexibler ist. Unternehmen sollten beide Optionen sorgfältig prüfen, um festzustellen, welche Lösung am besten zu ihren Anforderungen und Budgets passt.

Sie suchen eine Alternative zu Microsoft Exchange? Sie möchten zu KerioConnect wechseln? Von der Migration und Administration bis hin zum Support – wir kümmern uns um einen reibungslosen Wechsel. Dabei hosten und supporten wir Ihre KerioConnect Mailing-Lösung regional bei uns in der münsterland.cloud. Bei Bedarf können Sie zusätzlich eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung integrieren – alles aus einer Hand.

Statista (2022): „Meistgenutzte Office-Software von Büromitarbeitern in Unternehmen in Deutschland im Jahr 2020“, 25. Januar 2022, https://de.statista.com/statistik/daten/studie/77226/umfrage/internetnutzer-verbreitung-von-office-software-in-deutschland/, letzter Zugriff am 11. April 2022.

Microsoft (2023): „Consistent global pricing for the Microsoft Cloud”, 05. Januar 2023, https://news.microsoft.com/europe/2023/01/05/consistent-global-pricing-for-the-microsoft-cloud/, letzter Zugriff am 11. April 2023.

Microsoft (2023): „Throttling and Blocking Email from Persistently Vulnerable Exchange Servers to Exchange Online”, 23. März 2023, https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/throttling-and-blocking-email-from-persistently-vulnerable/ba-p/3762078, letzter Zugriff am 13. April 2023.

GFI Software (o. J.): „GFI KerioConnect. Secure, business-style email, calendar & collaboration without the high cost”, https://www.gfi.com/products-and-solutions/email-and-messaging-solutions/kerioconnect, letzter Zugriff am 11. April 2023.