GoBD-konform: 6 Gründe für eine E-Mail-Archivierung in der Cloud

Handelsbriefe heften die meisten Unternehmen ordentlich ab. Denn: Es gelten gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Aber wie ist das eigentlich mit E-Mails? Auch der digitale Brief kann steuerlich relevante Informationen enthalten und muss somit aufbewahrt werden. Doch wo und wie müssen E-Mails gespeichert werden?

Stichwort ist hier die E-Mail-Archivierung. Diese muss vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und durchsuchbar sein. Warum das in der Cloud besser funktioniert und für Sie sogar einfacher ist, haben wir anhand von sechs Gründen für Sie zusammengefasst.

Was Sie prinzipiell bei der E-Mail-Archivierung beachten müssen, können Sie hier nachlesen. 

Einer der wichtigsten Vorteile von der E-Mail-Archivierung in der Cloud: Sie sparen Speicherplatz ein und schonen Ihre Systeme. Archivierte E-Mails liegen nicht mehr auf Ihrem eigenen Mailserver und fressen Kapazitäten. Stattdessen werden sie in der Cloud gespeichert und entlasten dadurch Ihren Server. So können Sie noch schneller und produktiver arbeiten. Wann die E-Mails archiviert und vom eigenen Server gelöscht werden, können Sie dabei durch eigene Regeln festlegen. 

Egal, ob unterwegs mit dem Handy, im Homeoffice oder im Büro – liegen Ihre archivierten E-Mails in der Cloud können Sie und alle Mitarbeitenden von überall darauf zugreifen, ganz flexibel und nach den eigenen Arbeitsgewohnheiten. Bei einer lokalen Speicherung ist das nicht immer so einfach, es haben nicht zwangsläufig alle Mitarbeitende Zugriff und die Gefahr, dass etwas schiefläuft ist deutlich höher. Somit wird nicht nur der Mailserver, sondern auch die IT-Abteilung entlastet.

Sowohl archivierte als auch versehentlich gelöschte E-Mails finden Sie mit der revisionssicheren E-Mail-Archivierung in der Cloud wesentlich schneller wieder. Dank der schnellen Suchfunktion verbringen Sie keine Zeit mehr beim Durchstöbern von Ordnern oder beim Warten auf das Suchergebnis. Das ist nicht nur für die tägliche Arbeit, sondern auch für Audits oder mögliche Rechtsstreite wichtig.

Auch versehentlich gelöschte E-Mails können Sie in Ihrem E-Mail-Archiv in der Cloud problemlos finden und wiederherstellen. Mitarbeitende müssen sich dafür nicht an Admins wenden, sondern können dies selbst auf Ihrem jeweiligen Endgerät machen. Auch wenn E-Mails versehentlich oder sogar mutwillig vom Gerät gelöscht werden, sind sie im E-Mail-Archiv auffindbar und können wiederhergestellt werden.

Wann muss der Server nochmal ausgetauscht werden? Wie aktuell ist das Betriebssystem? Und wie regelmäßig wird der Server gewartet? Bei einer lokalen E-Mail-Archivierung entstehen schnell ungeahnte Kosten – sowohl durch die Hardware als auch ungeplante Wartungsarbeiten durch die IT-Abteilung.

Wenn Sie Ihre E-Mails in der Cloud archivieren, sind die Kosten transparent. Sie wissen genau, was Sie für die Archivierung monatlich zahlen. Dadurch werden die Kosten nicht nur überschaubar, sondern auch planbar. Das erleichtert Ihnen die Erstellung Ihres IT-Budgets.  

Werden E-Mails lokal archiviert, müssen teils kostspielige Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen werden – inklusive Backup-Lösungen und Schutz vor Feuer oder Stromausfällen. Wenn Sie Ihre E-Mails in einer vertrauenswürdigen Cloud lagern, können Sie sich darauf verlassen, dass die Daten dort gut aufgehoben und geschützt sind. Außerdem entlasten Sie so Ihre IT-Abteilung. Diese muss sich nicht mehr um die Archivierung kümmern, Backups testen oder Wartungsarbeiten vornehmen.

Durch eine E-Mail-Archivierung in der Cloud entlasten Sie nicht nur Ihre Systeme, sondern auch die IT-Abteilung. Die E-Mails werden datenschutz- und GoBD-konform gespeichert und liegen an einem sicheren Speicherort, ohne dass Ihre IT-Abteilung sich um die Wartung kümmern muss. Mitarbeitende können eigenständig E-Mails suchen und wiederherstellen – und das jederzeit und überall. Auch die Kosten werden transparenter und planbarer.

Sie möchten Ihre E-Mails in der Cloud archivieren? Wir unterstützen Sie! Bei uns in der münsterland.cloud archivieren wir Ihre E-Mails user-lizenziert und fully managed. Wir übernehmen dabei die Einrichtung, die Migration Ihrer bestehenden Mails sowie die Administration. Ihre E-Mails liegen lokal und datenschutzkonform in unserem Rechenzentrum.