Spracherkennung und digitales Diktat: So optimieren Sie Ihre Prozesse

Zuletzt aktualisiert am 02. Juli 2024

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Vertrieb und wollen möglichst schnell ein Angebot verschicken. Statt sich nun an Ihren Schreibtisch zu setzen und mühsam die einzelnen Posten und Erklärungen in den Computer zu tippen, können Sie einfach in Ihr Diktiermikrofon sprechen. Dank moderner Spracherkennungstechnologie wird Ihr gesprochenes Wort sofort in geschriebenen Text umgewandelt. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Dokumentation.

Effizientes Arbeiten wird immer wichtiger. Unternehmen und Organisationen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Qualität ihrer Arbeit zu gewährleisten. Hier kommt die Spracherkennung ins Spiel. Vom schnellen Erfassen von Notizen bis hin zur Erstellung umfangreicher Berichte – Spracherkennung ermöglicht es, gesprochene Sprache in Echtzeit in geschriebenen Text zu verwandeln.

Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Technologie? Welche Vorteile bietet sie und wie kann sie effektiv implementiert werden?

Newsletteranmeldung

Lust auf interessante Themen und spannende Beiträge rund um IT und IT-Sicherheit? Abonnieren Sie unseren monatlichen Newsletter!

Online-Formular wird hier erscheinen

Was ist Spracherkennung?

Spracherkennung ist eine Technologie, die gesprochene Sprache in geschriebenen Text umwandelt. Dabei wird ein akustisches Signal durch ein Mikrofon erfasst, digitalisiert und mithilfe von speziellen Algorithmen und künstlicher Intelligenz analysiert. Das System erkennt die gesprochenen Wörter und setzt sie in Text um, der dann auf dem Monitor angezeigt wird. Diese Technologie ist nicht nur in der Lage, einfache Worte zu erkennen, sondern kann auch komplexe Sätze und Fachbegriffe korrekt umsetzen. Moderne Spracherkennung kommt mittlerweile auch problemlos mit Störgeräuschen klar. So z. B. Dragon: Dank der innovativen Nuance Deep Learning-Technologie erreicht Dragon selbst bei Sprecher:innen mit Akzenten, im Großraumbüro oder unterwegs eine hohe Erkennungsgenauigkeit.

Ein wesentlicher Unterschied zur herkömmlichen Methode des digitalen Diktats besteht darin, dass bei der Spracherkennung der Text in Echtzeit mitgeschrieben wird. Das bedeutet, dass der Nutzer:innen sofort sehen können, was sie diktiert haben, und gegebenenfalls Korrekturen vornehmen können. Im Gegensatz dazu wird beim digitalen Diktat eine Audio-Datei erstellt, die später manuell transkribiert werden muss. Dies macht die Spracherkennung zu einer besonders effizienten Lösung für viele Berufsgruppen.

Vorteile der Spracherkennung

Die Nutzung von Spracherkennungstechnologien bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die in verschiedenen Branchen und Anwendungsbereichen spürbar sind. Einer der größten Vorteile ist die erhebliche Zeitersparnis. Da die Texte sofort beim Sprechen erstellt werden, entfällt die zeitaufwändige manuelle Transkription von Audioaufnahmen. Dies ermöglicht es den Nutzer:innen, ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben zu haben.

Ein besonders bedeutender Vorteil der Spracherkennungssoftware ist, die vollautomatische Hintergrund-Spracherkennung für Autor:innen und Schreibkräfte: Sie sprechen nur noch – die Workflow-Software macht den Rest. Dies bedeutet eine enorme Reduzierung des Arbeitsaufwands und der Kosten, da die zeitintensive manuelle Transkription entfällt. So können Unternehmen und Organisationen ihre Ressourcen effektiver einsetzen und die Qualität der Dokumentation weiter steigern.

Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Genauigkeit und Konsistenz der Dokumentation. Moderne Spracherkennungssysteme, wie beispielsweise die Dragon Spracherkennung, sind in der Lage, spezialisierte Fachbegriffe und branchenspezifische Ausdrücke korrekt zu erkennen und zu verwenden. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen, die bei der manuellen Eingabe häufig auftreten können.

Technologien und Produkte im Bereich Spracherkennung

Im Bereich der Spracherkennung gibt es verschiedene Technologien und Produkte, die auf die spezifischen Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen zugeschnitten sind. Eines der bekanntesten und leistungsfähigsten Systeme ist die Dragon Spracherkennung. Diese Produktfamilie umfasst mehrere spezialisierte Lösungen:


Lösung	Zielgruppe	Hauptfunktionen	Besondere Merkmale	Weitere Infos
Dragon Professional VLA	Mitarbeitende in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Sektor	Präzise Erkennung von allgemeinen und fachspezifischen Begriffen, zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten	Optimierung des individuellen Arbeitsablaufs	Mehr erfahren
Dragon Legal VLA	Juristische Fachkräfte	Erkennung juristischer Fachterminologie, effiziente und genaue Dokumentation von Fällen	Spezialisierte juristische Fachterminologie	Mehr erfahren
Dragon Medical One (DMO)	Ärzt:innen und medizinisches Personal	Schnelle und genaue Dokumentation der Daten von Patient:innen	Verbesserung der Versorgungsqualität, Reduktion des administrativen Aufwands	Mehr erfahren
Voicepoint Helium (Add-on zu DMO)	Mac User:innen im medizinischen Bereich	Höchste Erkennungsgenauigkeit für medizinische und allgemeinsprachliche Texte	Nutzung des Diktierfensters, Übertragung in Praxis- oder Klinikinformations-Systeme	Mehr erfahren
Dragon Professional / Legal Anywhere (DPA/DLA)	Büro- und Außendienst-Mitarbeitende	Erstellung detaillierter und präziser Dokumente, Nutzung der Dragon Anywhere Mobile App	Verschlüsselte Kommunikation, DSGVO-konform, kein externer Zugriff, entspricht § 43e BRAO i.V. m. §§ 203,204 StGB	Dragon Professional Dragon Legal

Neben den Produkten der Dragon-Familie gibt es individuelle Lösungen für einen digitalen Diktierworkflow. Der Diktierworkflow bietet flexible Möglichkeiten für die Aufnahme und Transkription von Diktaten, entweder durch eigene Schreibpools mit oder ohne integrierter Spracherkennung oder externe Schreibservices. Die Lösungen sind darauf ausgelegt, die Effizienz und Genauigkeit der Dokumentation zu verbessern.

Anwendungsbereiche und Zielgruppen

Die Vielseitigkeit der Spracherkennungstechnologie macht sie für eine breite Palette von Branchen und Anwendungsbereichen attraktiv – mit individuellen Vorteilen:

1. Rechtsanwaltskanzleien und Notariate

Jurist:innen können durch Spracherkennung schnell und präzise Schriftsätze, Verträge und andere Dokumente erstellen. Dies spart Zeit und reduziert die Fehlerquote, was besonders in einem so detailorientierten Beruf von großem Vorteil ist.

2. Medizinische Einrichtungen und Krankenhäuser

Ärzt:innen und Pflegepersonal können mithilfe von Spracherkennung Daten von Patient:innen effizienter dokumentieren. Dies verbessert die Versorgung, da mehr Zeit für die direkte Betreuung zur Verfügung steht und gleichzeitig die Genauigkeit der Dokumentation erhöht wird.

3. Öffentliche Verwaltung und Ministerien

Mitarbeitende in öffentlichen Verwaltungen können ihre Arbeitsprozesse durch den Einsatz von Spracherkennung optimieren. Das Erstellen von Berichten, Protokollen und anderen administrativen Dokumenten wird schneller und weniger fehleranfällig.

4. Architekt:innen und die Baubranche

In der Baubranche können Architekt:innen und Bauingenieur:innen durch Spracherkennung ihre Entwürfe und Berichte direkt vor Ort erfassen. Dies beschleunigt den Dokumentationsprozess und sorgt für eine präzisere und aktuellere Erfassung von Baufortschritten und Änderungen.

5. Weitere relevante Branchen

Spracherkennungstechnologien finden auch in vielen anderen Bereichen Anwendung, darunter Finanzen, Immobilien, Journalismus, Strafverfolgungsbehörden, Versicherungen etc. In all diesen Branchen tragen sie zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Dokumentationsqualität bei.

Worauf muss man bei der Implementierung achten?

Bei der Implementierung von Spracherkennungstechnologien gibt es mehrere wichtige Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, um den maximalen Nutzen aus der Technologie zu ziehen:

1. Technische Voraussetzungen

Zunächst müssen die technischen Voraussetzungen geprüft und erfüllt werden. Dazu gehören geeignete Hardware wie leistungsfähige Computer und qualitativ hochwertige Mikrofone oder Headsets. Eine stabile Internetverbindung ist ebenfalls wichtig, besonders wenn cloudbasierte Spracherkennungslösungen genutzt werden sollen.

2. Schulung und Support für Mitarbeitende

Damit die Spracherkennungstechnologie effektiv genutzt werden kann, ist eine umfassende Schulung der Mitarbeitenden erforderlich. Sie müssen lernen, wie sie die Software optimal einsetzen und ihre Arbeitsabläufe entsprechend anpassen können. Regelmäßige Schulungen und Support helfen dabei, das volle Potenzial der Technologie auszuschöpfen und mögliche Anfangshürden zu überwinden.

3. Datenschutz und Sicherheit

Beim Einsatz von Spracherkennung, insbesondere in sensiblen Bereichen wie Medizin und Recht, spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Es muss sichergestellt werden, dass die aufgenommenen Daten sicher gespeichert und übertragen werden. Die Systeme sollten den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durchlaufen.

4. Pilotprojekte starten

Bevor die Spracherkennungstechnologie flächendeckend eingeführt wird, kann es hilfreich sein, zunächst ein Pilotprojekt in einem kleineren Team oder einer Abteilung durchzuführen. Dies ermöglicht es, die Technologie in einem kontrollierten Umfeld zu testen, eventuelle Probleme frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

5. Feedback einholen

Das Einholen von Feedback der Nutzer:innen ist entscheidend, um die Technologie kontinuierlich zu verbessern. Mitarbeitende sollten regelmäßig nach ihren Erfahrungen und möglichen Verbesserungsvorschlägen gefragt werden. Dies hilft nicht nur, die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren, sondern auch, die Akzeptanz der Technologie im Unternehmen zu erhöhen.

6. Integration in bestehende Arbeitsabläufe

Die Spracherkennungstechnologie sollte nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert werden. Dies kann durch die Anpassung von Software und Systemen erreicht werden, sodass die Spracherkennung direkt mit den genutzten Anwendungen kompatibel ist. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen und Softwareanbietern ist hierbei unerlässlich.

7. Dokumentation und Support

Eine umfassende Dokumentation der Spracherkennungstechnologie und ihrer Nutzung ist wichtig. Dies sollte Anleitungen, häufig gestellte Fragen (FAQs) und Troubleshooting-Tipps umfassen. Zusätzlich sollte ein zuverlässiger Support bereitgestellt werden, um bei Problemen schnell und effektiv helfen zu können.

Kooperation zwischen mit.data GmbH und Hoffbauer AG

Ein bemerkenswertes Beispiel für erfolgreiche Zusammenarbeit im Bereich der Spracherkennung und digitaler Workflow-Software ist die Partnerschaft zwischen der mit.data GmbH und der Hoffbauer AG. Diese Kooperation bündelt das Know-how beider Unternehmen und bietet Kund:innen maßgeschneiderte Lösungen, die sowohl technologische als auch anwendungsbezogene Aspekte abdecken.

Die Hoffbauer AG, ein führender Anbieter von Spracherkennung- / Workflowsoftware, vertreibt verschiedene NUANCE Dragon-Produkte, darunter Dragon Professional, Dragon Legal, Dragon Professional/Legal Anywhere und Dragon Medical One sowie digitale Workflow-Software namhafter Hersteller. Wir ergänzen dieses Angebot durch umfangreiche Support- und Schulungsdienstleistungen. Wir übernehmen die Installation, Konfiguration und Schulung der Software bei den Kund:innen.

Diese Zusammenarbeit schafft so bedeutende Synergien und Kund:innen profitieren von einem umfassenden Service, der über den reinen Verkauf der Software hinausgeht. Ziel ist es, eine ganzheitliche Lösung im Bereich Spracherkennung und digitales Diktat zu bieten, die sowohl die Technologie als auch die praktische Anwendung abdeckt.

Fazit

Die Spracherkennungstechnologie hat das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten und kommunizieren, zu optimieren. Die Umwandlung gesprochener Sprache in geschriebenen Text ermöglicht eine schnellere und präzisere Dokumentation und bietet in zahlreichen Branchen erhebliche Vorteile. Ob in der Medizin, im Rechtswesen, in der öffentlichen Verwaltung oder in der Baubranche – die Anwendungsbereiche sind vielfältig und die Effizienzgewinne enorm.

Die Partnerschaft zwischen der mit.data GmbH und der Hoffbauer AG zeigt, wie durch Kooperation und gebündeltes Know-how umfassende Lösungen geschaffen werden können, die den Bedürfnissen der Kund:innen gerecht werden. Diese Zusammenarbeit bietet nicht nur hochwertige Spracherkennungsprodukte und Diktiersoftware, sondern auch den notwendigen Support und Schulungen, um deren optimale Nutzung zu gewährleisten.

Jetzt Kontakt aufnehmen und profitieren

Sind Sie bereit, die Vorteile der Spracherkennungstechnologie in Ihrem Unternehmen zu nutzen? Wir bieten Ihnen umfassende Unterstützung bei der Implementierung und Nutzung von Spracherkennungssoftware. Unser erfahrenes Team steht Ihnen von der ersten Beratung über eine individuelle Angebotserstellung bis hin zur Installation, Konfiguration und Schulung zur Seite und sorgt dafür, dass Sie das volle Potenzial dieser Technologie ausschöpfen können.

Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu steigern. Kontaktieren Sie uns jetzt und vereinbaren Sie einen Beratungstermin!

Sprechen Sie uns an!

Newsletteranmeldung

Lust auf interessante Themen und spannende Beiträge rund um IT und IT-Sicherheit? Abonnieren Sie unseren monatlichen Newsletter und erhalten Sie ein kostenloses Whitepaper zum Thema Endpoint Security!

Anmelden!