Prozessmanagement: Was man aus dem Download-Fehler der Abi-Prüfungen lernen kann

Umstellungen und Aktualisierungen von Systemen können eine große Herausforderung darstellen. Das hat zuletzt auch das Bildungsministerium in Nordrhein-Westfalen gezeigt. Einige Abitur-Prüfungen konnten nicht an dem dafür vorgesehenen Termin stattfinden, weil der Download nicht funktioniert hat. Das hat nicht nur für Unruhe bei den Lehrkräften, sondern auch bei den Schüler:innen gesorgt, die die Prüfungen zwei Tage später nachholen mussten – am muslimischen Zuckerfest.

Derartige Pannen gibt es nicht nur bei großen Organisationen wie dem Bildungsministerium, sondern auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Fehlt es an funktionierenden Prozessen und ausreichender Planung, können Umstellungen schnell schiefgehen – mit Auswirkungen auf die Effizienz und letztendlich auch die Geschäftsziele.

Wir zeigen, wie es zu der Panne bei den Abi-Prüfungen kam, ziehen daraus die Lehre und erklären, wie Sie Umstellungen und Aktualisierungen erfolgreich umsetzen können. 

Am Dienstag, den 18. April 2023, kam es beim Download der schriftlichen Abituraufgaben in NRW zu einer technischen Störung, die den Download der Prüfungsfächer am Mittwoch unmöglich machte. Die Störung konnte nicht rechtzeitig behoben werden, weshalb die Prüfungen auf Freitag verschoben wurden.

Eine genaue Fehleranalyse wird erstellt, um daraus notwendige Konsequenzen zu ziehen und störungsfreie Prüfungen an den Folgetagen zu gewährleisten. Es gibt keine Hinweise darauf, dass Aufgaben geleakt wurden, dennoch wurden für den Prüfungstag am Freitag andere Aufgaben in den Fächern eingesetzt.

Eine Überprüfung ergab, dass das System nicht optimal dimensioniert war und im Zusammenwirken mit der neu eingeführten Authentifizierung und gleichzeitig hohen Lastspitzen zu einem Ausfall einzelner Hintergrunddienste geführt hat.

Aus dem Vorfall beim Download der Abi-Prüfungen in Nordrhein-Westfalen lassen sich einige Lehren für zukünftige Umstellungen und Anpassungen von IT-Systemen ziehen. Zunächst einmal sollte bei größeren Veränderungen, wie der Einführung neuer Authentifizierungsmechanismen oder dem Update von Systemen, eine gründliche und umfassende Testphase durchgeführt werden, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Des Weiteren ist es wichtig, dass IT-Systeme für eine hohe Anzahl von gleichzeitigen Zugriffen ausgelegt sind, um Überlastungen und Ausfällen vorzubeugen. Auch das Vorhalten von Backup-Systemen kann dabei helfen, die Verfügbarkeit von IT-Systemen zu erhöhen und im Fall von Störungen schnell reagieren zu können.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die transparente und zeitnahe Kommunikation im Falle von Problemen oder Störungen, um betroffene Nutzer:innen rechtzeitig informieren und Lösungen anbieten zu können. Auch sollte darauf geachtet werden, dass mögliche Auswirkungen auf betroffene Personen, wie im Falle von muslimischen Schüler:innen, berücksichtigt werden.

Schließlich ist es auch wichtig, eine sorgfältige Fehleranalyse durchzuführen, um die Ursachen von Störungen zu ermitteln und daraus die notwendigen Konsequenzen für zukünftige Entwicklungen und Anpassungen von IT-Systemen zu ziehen. 

Die Umstellung oder Anpassung eines IT-Systems erfordert eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich umgesetzt wird. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Planung der Umstellung oder Anpassung eines IT-Systems berücksichtigen sollten:

Wenn Sie klare Ziele und Anforderungen für Ihr IT-Projekt festlegen, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was das Projekt erreichen soll. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele realistisch und messbar sind, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt.

Es ist wichtig, das Budget und den Zeitrahmen für das Projekt von Anfang an festzulegen, um sicherzustellen, dass es realistisch ist und eingehalten wird. Berücksichtigen Sie dabei auch unvorhergesehene Umstände, die den Zeitrahmen und das Budget beeinflussen können, und planen Sie entsprechend.

Stellen Sie ein Projektteam zusammen, das aus Fachleuten und Vertreter:innen verschiedener Abteilungen besteht. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied, um sicherzustellen, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird.

Identifizieren Sie potenzielle Risiken und erstellen Sie einen Plan zur Risikominimierung. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan B haben, falls etwas schiefgeht. Das Risikomanagement ist ein kritischer Schritt, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos verläuft und dass unvorhergesehene Ereignisse das Projekt nicht zum Scheitern bringen.

Planen Sie ausreichend Tests – mit ausreichend Vorlauf – bevor Sie das System in der Produktionsumgebung implementieren. Durch das Testen können Sie sicherstellen, dass das System fehlerfrei und stabil ist und alle Anforderungen erfüllt. 

Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer:innen des Systems geschult sind und über die erforderlichen Kenntnisse verfügen, um das System effektiv zu nutzen. Erstellen Sie dafür die nötigen Schulungsmaterialien und -ressourcen.

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über den Fortschritt des Projekts informiert sind. Kommunizieren Sie regelmäßig mit dem Projektteam und anderen relevanten Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben. Eine effektive Kommunikation kann dazu beitragen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

Implementieren Sie das System in einer kontrollierten Umgebung, um sicherzustellen, dass es ordnungsgemäß funktioniert. Stellen Sie sicher, dass das System stabil und sicher ist, bevor Sie es in der Produktionsumgebung implementieren. Durch eine sorgfältige Implementierung können Sie sicherstellen, dass das System problemlos läuft und alle Anforderungen erfüllt.

Nach der Implementierung des Systems ist es wichtig, es regelmäßig zu überwachen und Wartungsarbeiten durchzuführen, um sicherzustellen, dass es einwandfrei funktioniert. Stellen Sie sicher, dass das System auf dem neuesten Stand gehalten wird und alle notwendigen Patches und Updates installiert werden, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Führen Sie eine Evaluierung des Projekts durch, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht wurden und das Projekt erfolgreich war. Nehmen Sie Feedback von Benutzer:innen und anderen relevanten Stakeholdern entgegen, um Verbesserungspotenzial zu identifizieren und in Zukunft bessere Entscheidungen treffen zu können.

Ein vernünftiges Projekt- und Prozessmanagement ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Umstellungen und Aktualisierungen von Systemen. Wenn Sie sich nicht an bewährte Prozesse halten, kann dies zu Verzögerungen, höheren Kosten und Schwachstellen im System führen.

Klare Ziele, einheitliche Standards und Best Practices sowie eine funktionierende Kommunikation sind die Schlüsselkomponenten eines erfolgreichen Projektmanagements. Durch die Überwachung und Wartung des Systems sowie die Evaluierung und das Feedback kann sichergestellt werden, dass das System langfristig stabil und effektiv bleibt.

Sie möchten Ihre Systeme umstellen oder aktualisieren? Wir unterstützen Sie ab dem ersten Planungsschritt bis hin zur Implementierung und Wartung. Im Rahmen unseres System-Checks prüfen wir zunächst Ihre vorhandene Infrastruktur und identifizieren mögliche Risiken. 

Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir ein Konzept, um Ihre Infrastruktur gemäß Ihren Anforderungen weiterzuentwickeln und planen die Umsetzung. 

Im dritten Schritt überführen wir das Konzept in die Praxis – inklusive Testing, regelmäßigen Absprachen und abschließender Evaluierung. Auch bei der darauffolgenden Wartung Ihrer neuen Infrastruktur sind wir an Ihrer Seite.

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen (2023): „Störung beim Aufgaben-Download im Zentralabitur“, 19. April 2023, https://www.land.nrw/pressemitteilung/stoerung-beim-aufgaben-download-im-zentralabitur, letzter Zugriff am 26. April 2023.

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen (2023): „Alle aktuellen Downloads abgeschlossen“, 20. April 2023, https://www.land.nrw/pressemitteilung/alle-aktuellen-downloads-abgeschlossen, letzter Zugriff am 26. April 2023.

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen (2023): „Ministerin Feller: Wir wollen die Abiturientinnen und Abiturienten gemeinsam mit den Schulen störungsfrei durch ihre Prüfungen führen, 21. April 2023, https://www.land.nrw/pressemitteilung/ministerin-feller-wir-wollen-die-abiturientinnen-und-abiturienten-gemeinsam-mit, letzter Zugriff am 26. April 2023.