Notfallmanagement in der IT: Darauf sollten Sie achten

Stromausfall, Feuer, Cyberangriff oder Serverausfall – sie alle haben eins gemeinsam: Sie können einen Betrieb lahmlegen und damit enorme Schäden verursachen. Die Auswirkungen auf das Unternehmen können von Datenverlusten bis hin zur Beschädigung der Unternehmensreputation reichen.

Daher ist ein Notfallmanagement unerlässlich, um Risiken zu minimieren und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Mit einem funktionierenden Notfallmanagement können Sie im Ernstfall schnell reagieren, Ihre Mitarbeitenden wissen, wie sie sich verhalten müssen und Sie können nachhaltig Schaden vom Unternehmen abwenden.

Doch wie genau sieht ein Notfallmanagement aus? Welche Maßnahmen sollten Sie berücksichtigen? Und wie gelingt der Aufbau? 

Ein Notfall kann viele Ursachen haben: Ein Stromausfall, ein Brand oder Wasserschaden, ein Cyberangriff oder ein Serverausfall. In jedem Fall müssen Sie schnell handeln, um die Auswirkungen auf das Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Eine sorgfältige Planung im Vorfeld kann Ihnen dabei helfen, die Ausfallzeiten zu minimieren.

Ohne ein Notfallmanagement können Unternehmen im Fall einer Krise oder eines Desasters erhebliche Schäden erleiden. Ohne klare Prozesse und Pläne können wichtige Geschäftsprozesse zum Erliegen kommen, Datenverluste und Betriebsunterbrechungen können auftreten und die Reputation des Unternehmens kann beschädigt werden. Auch rechtliche Konsequenzen können folgen, wenn etwa sensible Daten verloren gehen oder Informationen über Kund:innen in falsche Hände geraten. Ein Notfallmanagement ist daher eine wichtige Vorsichtsmaßnahme, um diese Risiken zu minimieren und die Kontinuität des Geschäftsbetriebs sicherzustellen. 

Das Notfallmanagement ist eine zentrale Aufgabe im Rahmen der IT-Sicherheit – das betont auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Um auf Notfälle angemessen und vor allem auch zeitnah reagieren zu können, benötigen Sie ein umfassendes Konzept. Unter anderem folgende Maßnahmen sollten Sie darin regeln:

Es ist wichtig, regelmäßig eine Risikoanalyse durchzuführen, um potenzielle Schwachstellen im IT-System zu identifizieren. Hierbei sollten Sie die gesamte IT-Infrastruktur inklusive der Anwendungen, Daten und Netzwerke betrachten. Die Schwachstellen sollten Sie dokumentieren und bewerten, um priorisierte Maßnahmen zur Risikominderung zu planen und durchzuführen.

Jedes Unternehmen hat kritische Bereiche, die auch im Notfall aufrechterhalten werden müssen. Sonst drohen Betriebsausfall und finanzielle Folgen. Welche Bereiche das bei Ihnen sind, können Sie mit den folgenden Schritten identifizieren:

• Identifizieren Sie alle Geschäftsprozesse, die in Ihrem Unternehmen ausgeführt werden.
• Bewerten Sie die Auswirkungen, die ein Ausfall eines jeden Geschäftsprozesses auf Ihr Unternehmen haben würde, sowie die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Ausfall eintritt.
• Priorisieren Sie die Geschäftsprozesse nach dem Grad ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.
• Identifizieren Sie die Ressourcen, die für die Ausführung der kritischen Geschäftsprozesse unerlässlich sind, z. B. Personal, IT-Systeme, Infrastruktur, Materialien usw.
• Erstellen Sie Maßnahmenpläne, um sicherzustellen, dass diese kritischen Ressourcen auch im Notfall zur Verfügung stehen, z. B. durch Backup-Lösungen, Redundanz in IT-Systemen, Cross-Training von Personal, Bereitstellung von Notfallressourcen. 

Durch diese Schritte können kritische Bereiche identifiziert werden, die in jedem Fall laufen müssen und somit eine Grundlage für ein funktionierendes Notfallmanagement und damit auch für Ihren Notfallplan bilden.

Zu Ihrem Notfallmanagement gehört auch die Erstellung eines Notfallplans – und zwar bevor es zum Ernstfall kommt. Ein Notfallplan sollte im Idealfall alle Szenarien abdecken, die eintreten können. Dazu gehört eine Liste aller kritischen Systeme und Anwendungen sowie die Kontaktdaten aller Mitarbeitenden, die im Notfall involviert sind.

Ihr Notfallplan sollte zudem alle wichtigen Schritte und Zuständigkeiten enthalten, um eine schnelle und effektive Reaktion zu ermöglichen. Hier sollten Sie festlegen, wer im Notfall welche Aufgaben übernimmt und für welche Entscheidungen zuständig ist. Außerdem sollten Sie den Plan in regelmäßigen Abständen evaluieren und bei Bedarf aktualisieren.

Folgende Punkte sollten in Ihrem Notfallplan enthalten sein:  

• Notfallteam: Festlegung einer Gruppe von Mitarbeitenden, die im Notfall zusammenarbeiten und die Verantwortung für das Notfallmanagement übernehmen
• Gefährdungsanalyse: Identifizierung der möglichen Bedrohungen und Risiken für das Unternehmen und Bewertung ihrer Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb
• Maßnahmenkatalog: Festlegung der notwendigen Maßnahmen, um im Notfall schnell und angemessen zu reagieren
• Kommunikationsplan: Festlegung der Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten für die interne und externe Kommunikation im Notfall
• Backup- und Wiederherstellungsplan: Festlegung der Backup-Strategie und regelmäßige Durchführung von Backups, um im Notfall schnell auf die Daten zugreifen und sie wiederherstellen zu können
• Schulung und Training: Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem Notfallplan und regelmäßiges Training von Notfallübungen 

Ein gut ausgearbeiteter Notfallplan kann im Ernstfall dazu beitragen, dass das Unternehmen schneller und effektiver auf eine Krise reagieren kann und somit den Schaden minimiert.

Um die Effektivität Ihres Plans zu prüfen und zu verbessern, ist es wichtig, dass Sie Ihren Notfallplan regelmäßig testen und vor allem auch einüben. Spielen Sie dabei verschiedene Szenarien durch, um zu sehen, wie gut der Plan funktioniert und welche Schwachstellen es gibt. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und nutzen Sie diese zur Verbesserung Ihres Plans.

Im Rahmen eines Notfallmanagements kann es sinnvoll sein, bestimmte Redundanzen vorzuhalten, um im Notfall schnell und effektiv handeln und Ihre kritischen Bereiche fortführen zu können. Um Ausfälle von wichtigen Systemen zu vermeiden, sollten Unternehmen redundante Systeme einrichten. Das bedeutet, dass beispielsweise wichtige Server oder Netzwerkkomponenten in doppelter Ausführung vorhanden sind, sodass im Notfall das zweite System automatisch einspringen kann.

Um bei einem Stromausfall weiterhin handlungsfähig zu bleiben, kann es sich anbieten, eine redundante Stromversorgung vorzuhalten. Hierzu gehören zum Beispiel USV-Anlagen oder dieselbetriebene Notstromaggregate.

Auch Mitarbeitende sind eine wichtige Ressource, bei der Sie mit Ausfällen rechnen müssen. Setzen Sie daher auch hier auf die nötigen Redundanzen. Dazu gehören zum Beispiel Schulungen von Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen, um im Notfall schnell auf Engpässe reagieren zu können, oder auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, um Engpässe abzufangen. 

Es ist wichtig, im Vorfeld klare Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege zu definieren, um im Notfall schnell und effektiv kommunizieren zu können. Hierzu sollten Sie auch alternative Kommunikationswege (z. B. Mobilfunk) in Betracht ziehen, falls das normale Netzwerk ausfällt. Zudem kann es hilfreich sein, spezielle Notfallkommunikationssysteme wie eine Hotline oder ein Krisenmanagement-Portal einzurichten, um im Notfall schnell und gezielt Informationen austauschen zu können. Alle Mitarbeitenden sollten über die Notfallkommunikationswege und -systeme informiert sein und regelmäßig geschult werden, um im Ernstfall schnell und angemessen reagieren zu können.

Regelmäßige Backups sind ein wichtiger Bestandteil des Notfallmanagements, um im Ernstfall Datenverluste zu vermeiden. Die Backups sollten regelmäßig überprüft und getestet werden, um sicherzustellen, dass sie im Ernstfall auch tatsächlich genutzt werden können. Zudem sollten Sie die Backups an einem sicheren Ort aufbewahren, um eine physische Zerstörung im Notfall zu vermeiden. Idealerweise sollten Sie sowohl physische als auch digitale Backups vorhalten, um im Notfall schnell handeln zu können.

Damit es gar nicht erst zu einem Notfall kommt, sollten Sie Ihre spezifischen Risiken so weit wie möglich reduzieren. Aus Sicht von Daten- und IT-Sicherheit ergeben sich u. a. folgende allgemeingültige Maßnahmen:

• Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Antivirus-Software und Verschlüsselung von Daten implementieren
• Regelmäßige Überprüfung der Systeme und Netzwerke, um potenzielle Schwachstellen aufzudecken und zu beseitigen
• Implementierung von Sicherheitsrichtlinien, die den Umgang mit vertraulichen Daten regeln
• Einrichtung von Passwort-Richtlinien
• Implementierung von Zugriffsrechten, damit nur autorisierte Personen auf vertrauliche Daten zugreifen können 

Es ist wichtig, alle Mitarbeitenden für Notfälle zu sensibilisieren und regelmäßige Schulungen durchzuführen. Hierbei sollte der Fokus auf den im Notfallplan festgelegten Schritten und Zuständigkeiten liegen, um eine schnelle und effektive Reaktion zu ermöglichen. Zudem sollten die Mitarbeitenden über die möglichen Risiken und Bedrohungen informiert werden und lernen, wie sie diese erkennen und melden können.

Ein gut durchdachtes Notfallmanagement ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Eine sorgfältige Planung im Vorfeld kann helfen, Ausfallzeiten zu minimieren und das Unternehmen vor größeren Schäden zu bewahren. Sorgen Sie für regelmäßige Backups, eine redundante Infrastruktur und eine klare Regelung für den Umgang mit Daten und Passwörtern. Mit einem Notfallplan und einem eingespielten Team können Sie im Ernstfall schnell und effektiv handeln.

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2023): „DER.4 Notfallmanagement“, 01. Februar 2023, https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/IT-GS-Kompendium_Einzel_PDFs_2023/05_DER_Detektion_und_Reaktion/DER_4_Notfallmanagement_Edition_2023.pdf?__blob=publicationFile&v=3, letzter Zugriff am 02. Mai 2023.