Wie Microsoft Copilot die Zukunft des Arbeitens ändern soll

Karl Klammer, auch Clippy genannt, hat Microsofts Nutzer:innen in den Neunzigern und frühen Zweitausendern durch die Office-Programme geführt und mit Rat und Tat unterstützt. Nun hat Microsoft einen Clippy 2.0 entwickelt – nur KI-basiert, quasi allwissend und um ein Vielfaches komplexer: Microsofts Copilot.

Copilot ist mehr als ein einfacher digitaler Assistent. Microsoft verspricht Produktivitätssteigerung und Arbeitserleichterung in Bereichen wie Office, Vertrieb, ERP, CRM, Service, Entwicklung und Sicherheit.

Aber was genau verbirgt sich hinter diesem neuen Werkzeug? Welchen konkreten Nutzen hat es? Und was sollten Unternehmen bei der Implementierung beachten? 

Microsoft Copilot beschreibt sich selbst als „KI-Assistent, der Anwendern in ihrer alltäglichen Arbeit zur Hand geht. Es gibt mittlerweile Copilots für verschiedene Bereiche wie Office, Vertrieb, ERP, CRM, Service, Entwickler und Security-Spezialisten.“

Copilot basiert dabei auf dem Text-zu-Bild-Modell Dall-E und dem Large Language Model (LLM) GPT-4 von OpenAI, das bereits für den Bing Chat eingesetzt wird und Teil von Microsofts groß angelegter Zusammenarbeit mit OpenAI ist. So kann Copilot durch einfache Spracheingabe gesteuert werden, wodurch es besonders intuitiv und nutzungsfreundlich sein soll.

Copilot kann im Browser über https://copilot.microsoft.com, den Bing Chat, den Android-Appstore, in Windows oder über eine M365 Integration genutzt werden. Seit November können Unternehmen Copilot unabhängig von ihrer Größe zu den meisten bestehenden M365-Verträgen für 30 US-Dollar pro Lizenz und Monat hinzubuchen. In diesem Fall ergeben sich die meisten Potenziale durch die Nutzung von Copilot. Wenn freigegeben, kann der KI-Assistent in dem Fall auf die gesamten Daten in der Microsoft-Suite zugreifen – inklusive E-Mail, Besprechungen, Chats und Dokumenten. So soll Copilot mit unternehmenseigenen Daten trainiert werden, um Kontext zu erhalten und bestmöglich bei der Arbeit zu unterstützen.

Im Grunde gibt es aber nicht den einen Copilot, sondern eine Vielzahl einzelner Copilots, die beispielsweise in Excel, Teams oder PowerPoint integriert sind und dort aktiv unterstützen sollen. Zusätzlich können Unternehmen Copilots erweitern und eigene, individuelle Copilots erstellen, um möglichst maßgeschneidert die Unterstützung zu erhalten, die sie benötigen. 

Microsoft Copilot ist ein vielseitiges Werkzeug, das die Produktivität steigern kann, indem es Routineaufgaben automatisiert und bei der Erstellung von Inhalten assistiert. So kann Copilot beispielsweise aus Word-Dokumenten erste Entwürfe einer PowerPoint-Präsentation erstellen.

Unternehmen können Copilot nutzen, um individuelle Lösungen zu entwickeln, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind, von der Automatisierung von Arbeitsabläufen bis hin zur Integration von Unternehmensdaten und Dokumenten. Durch die Fähigkeit, in natürlicher Sprache zu interagieren, erleichtert es den Zugriff auf und die Analyse von Daten und fördert die Zusammenarbeit. 

Trotz seiner Vorteile hat Microsoft Copilot auch Kritik und Datenschutzbedenken hervorgerufen. Einige befürchten, dass die Verwendung von KI-generiertem Inhalt die Qualität und Sicherheit beeinträchtigen könnte, insbesondere wenn Mitarbeitende blindlings die Vorschläge von Copilot übernehmen, ohne sie zu überprüfen oder zu verstehen. Ein mögliches Szenario, in dem das zu Problemen führen kann, ist beispielsweise das Erstellen von Angeboten. Noch liegt KI nicht zu 100 Prozent richtig und es kann etwa vorkommen, dass die Daten eines anderen Unternehmens im Angebot landen. Wird das vor Versand nicht ausreichend geprüft, kann es schnell zu Datenschutzverletzungen und Imageverlusten kommen.

Sogar der Microsoft-Vizepräsident für Modern Work, Jared Spataro, erklärt: „Sometimes, Copilot will get it right. Other times, it will be usefully wrong, giving you an idea that's not perfect, but still gives you a head start." [Manchmal liegt Copilot richtig. Zu anderen Zeiten ist es nützlich falsch, indem es Ihnen eine Idee liefert, die nicht perfekt ist, Ihnen aber trotzdem einen Vorsprung verschafft.]

Die Bündelung von Informationen in der Microsoft Cloud und der Zugriff auf umfassende Organisationsdaten werfen Fragen zur Vertraulichkeit und Integrität der Daten auf. Das ist vor allem dann problematisch, wenn Unternehmen kein umfassendes Berechtigungskonzept haben. Copilot greift nämlich auf alle Daten zu, die Benutzer:innen einsehen können. Ohne Berechtigungskonzept können Mitarbeitende auf einmal deutlich einfacher auf beispielsweise sensible Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse zugreifen. Das ist nicht nur sehr risikoreich für Unternehmen, es steht auch im kompletten Gegensatz zu dem Need-to-Know-Prinzip aus dem Datenschutz.

Hinzu kommt, dass nicht ganz klar ist, wie Microsoft mit den Unternehmensdaten und persönlichen Daten z. B. aus Prompts umgeht. Zuerst hieß es, dass derartige Daten nicht für die Weiterentwicklung des KI-Assistenten eingesetzt werden. Im aktuellen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und den Supplemental Terms steht dazu allerdings nichts. In dem AVV, der auch für Copilot gilt, räumt sich Microsoft weiterhin das Recht ein, zumindest Diagnose- und Metadaten zu eigenen Zwecken zu verarbeiten. Microsoft verspricht die Einhaltung hoher Datenschutzstandards und die Nichtnutzung von Kundendaten zum Training der KI, doch die tatsächliche Umsetzung dieser Versprechen bleibt abzuwarten. 

Copilot kann die Art und Weise wie wir arbeiten grundlegend ändern und Microsoft macht große Versprechen. Obwohl es verlockend erscheint, Copilot umgehend einzusetzen und einfach Lizenzen für alle Mitarbeitende zu kaufen, sollten Unternehmen strategisch an die Implementierung herangehen. Wir empfehlen folgende Vorgehensweise: 

Microsoft verspricht Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung, die die Lizenzkosten für Copilot weit übersteigen. Klingt erst einmal logisch, ganz so einfach ist es aber doch nicht. Zunächst einmal sind so vage Dinge wie Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung unternehmensweit nicht direkt zu messen. Und selbst wenn die Zeitersparnis sagen wir einmal 20 Prozent beträgt, werden die meisten Unternehmen wohl kaum 20 Prozent ihrer Mitarbeitenden entlassen. Das Geld kommt also nicht direkt wieder rein.

Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen vor dem Einsatz von Copilot und KI generell überlegen, was durch die Implementierung erreicht werden soll. Dazu gehört auch die Definition von klar messbaren Kennzahlen. Das erleichtert nicht nur die Kontrolle, sondern gibt auch das Vorgehen bei der Implementierung vor. 

Damit Unternehmen Copilot rechtskonform einsetzen können, sollten sie zunächst Datenschutz- und Sicherheitsbewertungen durchführen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung dürfte in diesem Fall Pflicht sein. Darauf basierend müssen Unternehmen gegebenenfalls weitere technische und organisatorische Maßnahmen ableiten, um die Verarbeitungen so sicher wie möglich zu gestalten. Außerdem sollten die Rechtsgrundlagen, aufgrund derer Copilot personenbezogene Daten verarbeitet, festgelegt werden. Zusätzlich müssen die neuen Verarbeitungen im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) dokumentiert werden.

Große Veränderungen in Unternehmen scheitern oft daran, dass Mitarbeitende nicht richtig einbezogen werden. Damit Copilot sein Potenzial entfalten kann, sollten Mitarbeitende von Beginn an ins Boot geholt und angemessen mit dem Umgang des KI-Assistenten geschult werden. Dazu gehört auch die Klärung von Datenschutz- und Sicherheitsfragen, um einen rechtskonformen und sicheren Einsatz zu gewährleisten. Zusätzlich sollte Mitarbeitenden klar gemacht werden, dass es lediglich darum geht, Prozesse zu optimieren und vor allem den Menschen selbst die Arbeit zu erleichtern – nicht darum, sie Schritt für Schritt zu ersetzen.

In der Regel bietet es sich an, zunächst ein Pilotprojekt mit wenigen Mitarbeitenden durchzuführen, um mögliche Schwierigkeiten und die beste Strategie für die unternehmensweite Implementierung frühzeitig herauszufinden. Im Anschluss sollte die Implementierung stufenweise erfolgen, um auf mögliche Probleme zeitnah reagieren und die nötige Unterstützung anbieten zu können.

Microsoft Copilot repräsentiert einen bedeutenden Fortschritt in der Nutzung künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag, stellt aber auch neue Herausforderungen in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit dar. Unternehmen, die diese Technologie nutzen möchten, müssen sorgfältig planen und umsetzen, um das volle Potenzial auszuschöpfen, während sie die Privatsphäre und Sicherheit der Daten gewährleisten.

Cunningham, Andrew (2023): „AI is my Copilot – Microsoft 365’s AI-powered Copilot is like an omniscient version of Clippy“, Ars Technica. 16. März 2023, https://arstechnica.com/information-technology/2023/03/microsoft-365s-ai-powered-copilot-is-like-an-omniscient-version-of-clippy/, letzter Zugriff am 13. März 2024.

Kollinger, Tobias (2023): „Microsoft Copilot – Datenkrake oder nützlicher Helfer?“, datenschutz notizen, 18. Dezember 2023, https://www.datenschutz-notizen.de/microsoft-copilot-datenkrake-oder-nuetzlicher-helfer-3645820/, letzter Zugriff am 13. März 2024.

Mehdi, Yusuf (2023): „Microsoft Copilot, Ihr täglicher KI-Begleiter“, Microsoft, 21. September 2023, https://news.microsoft.com/de-de/microsoft-copilot-ihr-taeglicher-ki-begleiter/, letzter Zugriff am 13. März 2024.

Muth, Max (2023): „Microsofts Copilot. Was bringt die künstliche Intelligenz den Unternehmen?“, Süddeutsche Zeitung, 29. November 2023, https://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/kuenstliche-intelligenz-copilot-microsoft-1.6311182, letzter Zugriff am 13. März 2024.