In 6 Schritten zum umfassenden Lizenzmanagement

Die Anzahl der genutzten Software wächst und Lizenzierungsmodelle werden immer unübersichtlicher. Da ist es umso wichtiger, den Überblick nicht zu verlieren – sowohl über die eingesetzte Software als auch die vorhandenen Lizenzen.

Sonst kann es durch umfangreiche Nachzahlungen oder Überlizenzierung schnell teuer werden. Die Lösung: ein umfassendes Lizenzmanagement, bei dem Sie alle Lizenzen und Anwendungen sowie vertragliche Bestimmungen und Auslaufdaten im Blick haben.

Wie das gelingt, zeigen wir anhand von sechs Schritten. 

Wenn Sie Ihre Lizenzen richtig managen, bietet Ihnen das einige Vorteile. Dazu gehört zum einen Rechtssicherheit, da Sie stets ausreichend Lizenzen haben und diese gemäß den Anbieterbestimmungen nutzen. Bei einem Lizenzmanagement haben Sie nämlich immer ausreichend Lizenzen und nutzen diese auch nur so, wie es durch die Anbieter vorgesehen ist und verpassen beispielsweise keine Lizenzverlängerungen. Selbst wenn es zu einem Software-Audit kommt, sind Sie damit auf der sicheren Seite und müssen beispielsweise keine teuren Nachzahlungen leisten oder sich auf Schadensersatzansprüche gefasst machen.

Wenn Sie Ihre Lizenzen im Blick behalten, können Sie zudem bares Geld sparen. Nicht selten sind Organisationen nämlich nicht unter-, sondern überlizenziert. Es liegen ungenutzte, aber teure Lizenzen herum und verstauben. Wenn Sie Ihre Lizenzen richtig managen, fällt das auf und Sie können die Kosten für ungenutzte Lizenzen und Software einsparen. Nicht zuletzt, weil Sie Softwarelizenzen zusammenlegen können, um günstigere Lizenzmodelle und Mengenrabatte zu nutzen.

Hinzu kommt, dass Sie durch ein umfassendes Lizenzmanagement Ihre Ressourcen effektiver einsetzen können. Sie können sicherstellen, dass die richtige Software den richtigen Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Dies trägt zur Verbesserung der Produktivität, spart Wartung ein und vermeidet fehlerhafte Anwendung.

Das ist auch für das Update- und Patch-Management hilfreich. Denn: Nicht autorisierte oder nicht aktualisierte Software kann ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Ein Lizenzmanagement-System gibt eine Übersicht und hilft sicherzustellen, dass alle Softwareanwendungen auf dem neuesten Stand sind. So können Sie sicherstellen, dass Sie keine potenziellen Sicherheitslücken ungepatcht lassen.

Außerdem können Sie die anstehenden Kosten für Lizenzerneuerungen und Neuanschaffungen – in Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeitenden – abschätzen und so Ihre IT-Ausgaben budgetieren.  

Damit Sie diese Vorteile nutzen können, müssen Sie sich allerdings zunächst einen Überblick über die aktuell genutzte Software und die vorhandenen Lizenzen machen. Hier kommen Sie um eine Inventur nicht herum. Diese kann zwar zeitaufwendig sein – vor allem, wenn sie zum ersten Mal geschieht –, erleichtert Ihnen aber für die Zukunft die Arbeit.

Berücksichtigen Sie bei der Inventur alle Endgeräte von Laptops und Handys bis zu Servern und Stand-alone-Geräten, die nicht ans Netzwerk angeschlossen sind. Welche Software ist hier in welcher Version installiert? Und welche wird tatsächlich benötigt?  

Durch Ihre Bestandsaufnahme wissen Sie nun, welche Software und Lizenzen vorhanden sind. Im zweiten Schritt sollten Sie prüfen, welche Anwendungen überflüssig sind, welche vielleicht auch zusammengelegt werden können und wer welche Software tatsächlich benötigt. Sprechen Sie dabei auch mit den einzelnen Abteilungen. Alles, was nicht benötigt wird, können Sie deinstallieren.

Gleichen Sie nun die übrig gebliebenen Anwendungen mit den vorhandenen Lizenzen ab. Haben Sie für jede eingesetzte Software pro Arbeitsplatz/Mitarbeiter:in die für die Einsatzzwecke passende Lizenz? Falls nicht, sollten Sie unbedingt nachlizenzieren. Achten Sie zudem auf günstige Lizenzmodelle und Mengenrabatte. Auch überflüssige Lizenzen fallen bei diesem Abgleich auf und können gekündigt werden. So nutzen Sie Ihr Einsparpotenzial. 

Im Anschluss an das Ausmisten dokumentieren Sie sowohl die vorhandene Software als auch die dafür genutzten Lizenzen und stellen diese in Ihrer Dokumentation gegenüber. Halten Sie zudem nach, wann Lizenzen auslaufen und welche rechtlichen Besonderheiten es ggf. zu beachten gibt. Sind Lizenzen beispielsweise konzernweit nutzbar oder übertragbar?

Wenn neue Software angeschafft werden soll oder Mitarbeitende fluktuieren, aktualisieren Sie am besten auch direkt Ihre Dokumentation. Es ist deutlich einfacher, kontinuierlich Änderungen nachzuhalten als wieder komplett von vorne anzufangen.

Führen Sie zudem Überprüfungen in festgelegten Intervallen durch. Prüfen Sie dabei zum einen mögliche Über- oder Unterlizenzierungen. Zum anderen sollten Sie auch den Softwarebedarf regelmäßig prüfen. Ziel ist ein konstanter Soll-Ist-Abgleich, um rechtlich abgesichert zu sein und gleichzeitig Kosten einzusparen. 

Im Zuge eines umfassenden Lizenzmanagements sollten Sie zudem klären, wer wofür zuständig ist. Was passiert beispielsweise, wenn Lizenzen auslaufen? Oder neue Mitarbeitende anfangen? Wer übernimmt die Dokumentation? Und was ist mit möglichen Vertretungen?

All das sollten Sie in einer Arbeitsanweisung oder Richtlinie festhalten und klar kommunizieren. Halten Sie auch mögliche Prüfintervalle fest.  

Damit es gar nicht erst zu Wildwuchs und möglichen Unterlizenzierungen kommt, ist es ratsam, dass Software nur zentral beschafft und installiert werden darf. Möglich ist beispielsweise eine Bestellung bei der IT-Abteilung, die durch die jeweiligen Abteilungsleitungen freigegeben werden muss. So hat die IT stets die aktuell genutzte Software und die benötigten Lizenzen im Blick und kann gleichzeitig ihre Dokumentation auf dem neusten Stand halten.

Die Mitarbeitenden sollten dabei wissen, was sie dürfen und was nicht. Hier kann eine Richtline für den Umgang mit Software Unsicherheiten ausräumen. 

Je unsinniger eine Regelung erscheint, desto weniger wahrscheinlich ist, dass sie eingehalten wird. Verstehen Mitarbeitende hingegen, warum sie sich auf eine bestimmte Art verhalten und beispielsweise nicht eigenständig Software installieren sollen, erhöht das im ersten Schritt die Akzeptanz und im zweiten Schritt die Compliance.

Führen Sie daher regelmäßig bzw. nach Bedarf Sensibilisierungen durch, bei denen Sie den Mitarbeitenden nahelegen, warum zentrale Regelungen für ein Lizenzmanagement unabdingbar sind und welche Konsequenzen etwa eine Unterlizenzierung haben kann.

Darüber hinaus sollte sich die IT-Abteilung regelmäßig zu aktuellen Lizenzmodellen weiterbilden, um Einsparpotenziale zu erkennen. 

Ein effizientes Lizenzmanagement kann komplex sein, insbesondere für große Unternehmen mit zahlreichen Softwareanwendungen und Nutzer:innen. Dabei kann die Unterstützung von Expert:innen helfen. Sie können Ihnen bei der Bewertung Ihrer aktuellen Lizenzsituation helfen, Kosteneinsparungen identifizieren und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Lizenzmanagement ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Mit einer soliden Lizenzstrategie können Sie Kosten senken, Compliance gewährleisten und Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken schützen.

Sie möchten Ihr Lizenzmanagement professionell angehen und Einsparpotenziale generieren? Wir unterstützen Sie! Im Rahmen unseres System-Checks ermitteln wir Ihren aktuellen Bestand und fertigen eine umfassende Dokumentation an. Im zweiten Schritt übernehmen wir auch das Monitoring und halten stets im Blick, welche Lizenzen verlängert werden müssen, welche überflüssig sind und wo Lizenzen fehlen.