So planen Sie Ihr IT-Budget für 2024 in 7 Schritten

Das Ende des Jahres naht in schnellen Schritten und somit auch die Zeit für die Budgetplanung. Budgetierung ist meist keine beliebte Aufgabe. Nicht selten wird daher einfach das Budget des Vorjahres übernommen und pauschal um ein paar Prozente erhöht.

Budgetplanung ist aber kein Ratespiel. Richtig gemacht, zeigt Ihr Budget Ihre IT-Strategie und hilft, klare Prioritäten zu setzen. Mit einem präzise geplanten Budget müssen Sie zudem weniger Ad-hoc-Entscheidungen treffen und für jede Ausgabe erneut Diskussionen anfangen.

Wie Sie dahin kommen und welche Punkte Sie in Ihrem IT-Budget berücksichtigen sollten, haben wir in sieben Schritten für Sie zusammengefasst.   

Das Budget des Vorjahres ist ein guter Anhaltspunkt, um das Budget für das kommende Jahr zu planen. Es reicht aber nicht, das Vorjahresbudget zu übernehmen und vielleicht ein paar Prozente draufzuschlagen.

Im Gegenteil: Sie sollten genau schauen, wofür Sie welche Ausgaben eingeplant haben und welche Ausgaben Sie im Gegenzug tatsächlich hatten. Welche Aufwände wiederholen sich auch im kommenden Jahr? Welche Ausgaben können Sie für das neue Jahr reduzieren? Und was ist vielleicht noch gar nicht berücksichtigt? Das Vorjahresbudget ist somit ein guter Start, aber auch nicht mehr. 

Jede IT-Abteilung hat wiederkehrende Aufwände. Ein großer Kostenpunkt ist das Personal. Neben den Gehältern kommen Kosten für Weiterbildungen zu aktuellen Sicherheitsthemen oder neuen Anwendungen hinzu. Berücksichtigen Sie auch Kosten für Recruiting, mögliche externe Unterstützung und Einarbeitungszeiten.

Neben dem Personal haben IT-Abteilungen Ausgaben für die (geliehene) Hardware wie Server oder Endgeräte und die dazugehörigen Support-Verträge. Hinzu kommen Software-Lizenzen und -Abos. Aber: Computer und Server müssen regelmäßig gewartet und repariert werden. Planen Sie daher ein Kontigent für Support und Ersatzteile ein.

All diese stetigen Aufwände bilden die Grundlage für Ihre Budgetplanung. Sie sind Pflicht und können kaum gestrichen werden. Werfen Sie höchstens mal einen Blick auf Ihre Lizenzen. Gibt es kein umfassendes Lizenzmanagement, liegen schnell ungenutzte Lizenzen rum. 

In Ihrem IT-Budget erfassen Sie nicht nur Ihre stetigen Aufwände. Ihr Budget spiegelt auch Ihre IT-Strategie wider und zeigt, wohin sich Ihr Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren entwickeln wird. Benötigen Sie beispielsweise ein Performance-Plus, mehr Speicherplatz oder wollen Sie Bereiche in die Cloud ziehen, ist das an Ihrem Budget erkennbar. Hier lohnt sich ein Blick auf Ihre aktuellen Netzwerke sowie Hard- und Software, um nötige Upgrades oder Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu identifizieren.

Je früher und umfassender Projekte geplant werden, desto besser können Sie die einzelnen Ausgaben auf Ihr IT-Budget der nächsten Jahre verteilen und gleichzeitig Ressourcen einsparen. So kommt es zu weniger Ad-hoc-Aktionen, Sie haben klare Prioritäten und Sie müssen Dinge nicht doppelt machen. Außerdem wird Ihre Budgetplanung präziser und somit einfacher zu rechtfertigen. 

Wo laufen Serverlizenzen oder Betriebssysteme aus? Welche Hardware ist im nächsten Jahr veraltet und muss erneuert werden? Um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie derartige Ausgaben von vornherein in Ihr IT-Budget einplanen. Dafür lohnt es sich, Inventur zu machen und genau zu schauen, welche Hard- und Software Sie in welcher Version haben. Idealerweise aktualisieren Sie diese Liste stetig und erfassen auch, wann etwas erneuert werden muss.

IT-Systeme sollten in der Regel nicht länger als fünf Jahre laufen. Behalten Sie daher die Laufzeiten im Blick und planen Sie die nötigen Ressourcen für einen geregelten Austausch ein.  

Benötigen Sie bei Projekten oder dem Austausch von Hard-/Software externe Unterstützung? In welchen Bereichen arbeiten Sie mit Dienstleistungsunternehmen zusammen? Sowohl für Ihr Budget als auch die Zeitplanung ist es wichtig, derartige Aufwände frühzeitig zu berücksichtigen. Davon profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Dienstleistungsunternehmen, die ebenfalls zeitlich planen können. So können Sie sicherstellen, dass Ihnen externe Unterstützung dann zur Verfügung steht, wenn Sie diese auch benötigen.

Auch wenn die Kosten für Hard- und Software ggf. auf die jeweilige Fachabteilung umverteilt wird, müssen Sie dennoch personelle Ressourcen und somit Budget für die Projektumsetzung in anderen Abteilungen einplanen. Treten Sie daher frühzeitig mit anderen Teams in Kontakt und klären Sie, welche Anforderungen diese haben und welche Investitionen für das nächste Jahr anfallen. Wird beispielsweise neue Hard- oder Software benötigt? Achten Sie darauf, dass die Fachabteilungen klare Prioritäten setzen und nicht Wünsch-dir-was spielen und somit Ihr Budget sprengen.

Cyberangriffe stellen ein Risiko für alle Unternehmen dar – längst nicht mehr nur große Konzerne. Je nach Unternehmensgröße und Branchen sehen die Risiken allerdings anders aus. Führen Sie daher eine individuelle Risikoanalyse zu den relevantesten Bedrohungen durch. So können Sie einerseits bestimmen, welche Maßnahmen Sie zum Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Daten treffen sollten. Andererseits können Sie auf Basis dieser Risikoanalyse Ihr Budget genauer planen.

Um zu überprüfen, wie gut Sie aktuell aufgestellt sind und wo ggf. noch Bedarf besteht, können Sie als ersten Anhaltspunkt die 14 Fragen zur Cyber-Sicherheit für KMU des BSI nutzen:

1. Wer ist verantwortlich?
2. Wie gut kennen Sie Ihre IT-Systeme?
3. Führen Sie regelmäßig eine Datensicherung durch?
4. Spielen Sie regelmäßig Updates ein?
5. Haben Sie Makros deaktiviert?
6. Verwenden Sie Virenschutzprogramme?
7. Haben Sie eine Richtlinie für sichere Passwörter festgelegt?
8. Haben Sie eine Firewall eingerichtet?
9. Wie sichern Sie Ihre Mailaccounts ab?
10. Wie trennen Sie unterschiedliche IT-Bereiche?
11. Haben Sie IT-Risiken im Homeoffice und auf Geschäftsreisen im Griff?
12. Wie informieren Sie sich und Ihre Beschäftigten?
13. Deckt Ihre Versicherungspolice auch Cyber-Risiken ab?
14. Wissen Sie, wie Sie bei einem Cyber-Angriff reagieren müssen? 

Aus der Beantwortung der Fragen können sich ggf. Lücken in Ihrer IT-Sicherheitsstrategie ergeben. Planen Sie für die nötigen Maßnahmen das entsprechende Budget ein. Berücksichtigen Sie im IT-Budget aber nicht nur die notwendigen Maßnahmen, sondern auch Kontingente für Desaster und Backup Recovery. 

Um Ihr Budget zu planen, müssen Sie ganz vorne ansetzen: Welche Hard- und Software haben Sie? Was läuft aus? Wo haben Sie Sicherheitsrisiken? Genau das übernehmen wir für Sie! In unserem System-Check machen wir eine Inventur Ihrer aktuellen IT-Systeme und identifizieren so Optimierungsmöglichkeiten und Sicherheitslücken.

Im nächsten Schritt unterstützen wir Sie bei der Planung von Projekten, beraten Sie rund um Hard- und Software und übernehmen die Implementierung auf Basis eines Projektplanes.

Auch bei der Wartung Ihrer Systeme sind wir an Ihrer Seite. Im Rahmen unserer Managed Services übernehmen wir Wartung, Monitoring, Updates und Administration – planbar und ganz nach Ihren Bedürfnissen. So sind Sie einerseits immer auf dem aktuellen Stand und entlasten andererseits Ihre IT-Abteilung, die sich ganz auf die Umsetzung von Projekten konzentrieren kann. 

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2023): „Cyber-Sicherheit für KMU. Die TOP 14 Fragen“, Februar 2023, https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/Broschueren/Cyber-Sicherheit_KMU.html, letzter Zugriff am 11. September 2023.