FAQ zu VoIP-Telefonie: Die wichtigsten Antworten auf einen Blick

Homeoffice, mobile Arbeitsplätze, Diensthandys – die Anforderungen an Kommunikation und vor allem auch an das Telefonieren sehen heutzutage ganz anders aus als noch vor zwanzig Jahren. Im Homeoffice die eigene Festnetznummer nutzen? Das können Organisationen ihren Mitarbeitenden nicht zumuten. Zudem wird das Auftreten dadurch uneinheitlich und unprofessionell. Bei mobilen Arbeitsplätzen inklusive Telefon umziehen? Dieser Ansatz ist weder tatsächlich mobil noch praktikabel.

Eine vielversprechende und weit verbreitete Lösung: VoIP-Telefonie. Doch was genau ist VoIP? Welche Vorteile bietet es? Und wie funktioniert der Umstieg? Wir haben die wichtigsten Fragen rund um die Telefonie-Technologie für Sie beantwortet und in unserem FAQ zusammengefasst.

Der Begriff VoIP steht für Voice-over-IP. Dahinter steckt Sprachkommunikation über internetbasierte Netzwerke – die Grundlage für IP-Telefonie. Die Sprache wird bei dieser Technologie in digitale Signale umgewandelt und als Datenpakete – statt über klassische Telefonnetze wie ISDN – über das Internet übertragen.

Die Folge: mehr Flexibilität. Dadurch, dass kein klassischer Telefonanschluss mehr benötigt wird, kann man neben dem IP-Telefon auch über den Computer, das Tablet oder Mobiltelefon mit Internetzugang via VoIP telefonieren.

Gleichzeitig zeichnen sich VoIP-Lösungen meist durch einen erweiterten Funktionsumfang aus und beinhalten Dienste, die sonst nur schwer oder mit hohem Kostenaufwand realisierbar sind. Dazu gehören Rufweiterleitung, Anrufer-ID, Fax to Mail oder automatisierte Wahlwiederholung. Da eine VoIP-Anlage softwarebasiert ist, können neue Funktionen leichter konzipiert, hinzugefügt und optimiert werden. Auch die Verknüpfung von Standorten funktioniert problemlos.

Außerdem unterstützen VoIP-Lösungen Unified Communications (UC). Bei UC geht es darum, die Kommunikation, die sonst auf verschiedenen Kanälen erfolgen würde, auf einen Kanal zu vereinen. Neben dem klassischen Telefon können so beispielsweise Videokonferenzen, Instant-Messaging und Website Live Chats in die VoIP-Lösung integriert werden. Mitarbeitende haben dadurch alle Kommunikationswege im Blick und können sich besser organisieren.

Welche Funktionalitäten inbegriffen oder integriert werden können, hängt natürlich auch maßgeblich von der gewählten Lösung ab. Aus unserer Erfahrung empfehlen wir Ihnen 3CX – ein weltweit führender Anbieter für Business VoIP-Kommunikation. Warum, können Sie hier nachlesen: „VoIP: 3 Gründe, warum Sie auf 3CX setzen sollten“.

Ein großer Vorteil von VoIP-Telefonie ist die Flexibilität. Das gilt sowohl in Bezug auf das eigentliche Telefonieren als auch das Lizenzmanagement und die Administration. Mitarbeitende können flexibel von unterschiedlichen Standorten mit derselben Rufnummer telefonieren. Egal, ob im Büro oder im Homeoffice – durch das Telefonieren mit dem Laptop oder Diensthandy stellt mobiles Arbeiten kein Hindernis dar. Das bedeutet nicht nur einen enormen Vorteil für die Mitarbeitenden, sondern lässt Ihre Organisation auch nach außen professionell wirken.

Auch in der Administration ist die von uns empfohlene Lösung 3CX höchst flexibel: Ihre Organisation wächst und Sie stellen neue Mitarbeitende ein? Oder Sie telefonieren doch mehr als erwartet? Kein Problem. Bei 3CX können Sie jederzeit im Nachhinein Nebenstellen und Geräte ergänzen und die Lizenzen auch während der Laufzeit unproblematisch erweitern (hier zahlen Sie nur den anteiligen Mehrpreis und keine zusätzliche Lizenzgebühr).

Durch diese Flexibilität, die Skalierbarkeit und das unkomplizierte Lizenzmanagement können Sie zudem Telefoniekosten einsparen. Bei 3CX zahlen Sie nicht für die angemeldeten Rufnummern oder verbundenen Endgeräten, sondern für die gleichzeitig stattfindenden Gespräche. Bei 20 Mitarbeitenden empfiehlt 3CX beispielsweise acht Lizenzen für gleichzeitige Anrufe. Damit kommen Sie deutlich günstiger weg, als wenn Sie für alle Mitarbeitenden einzeln zahlen müssten. Diese Lösung ist also perfekt für alle Unternehmen, die mehr Nebenstellen als tatsächlich simultan anfallende Gespräche haben.

Innerhalb der Organisation, zwischen verschiedenen Standorten und mit Mitarbeitenden im Homeoffice ist das Telefonieren sogar kostenlos. Die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten bieten Ihnen zudem eine Übersicht über Anrufkosten und Gesprächsaufkommen. Dadurch werden die Telefoniekosten nicht nur überschaubar, sondern vor allem auch planbar. Und wenn Sie expandieren, erweitern Sie einfach Ihre Lizenzen.

VoIP-Anlagen lassen sich zudem mit Ihrem CRM-System verbinden. Dadurch können Sie bei Anrufen per Anruf-ID direkt das entsprechende Konto öffnen, Informationen ohne Wartezeit für die Anrufenden aufrufen und somit eingehende Anfragen schneller beantworten. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern kann sich auch positiv auf das Image Ihrer Organisation auswirken.

Auch das Weiterleiten von Anrufen ist mit VoIP-Telefonie schneller und unkomplizierter möglich. Ihre Mitarbeitenden können nämlich jederzeit den aktuellen Status ihrer Kolleginnen und Kollegen einsehen. Sind sie abwesend? Oder befinden sie sich gerade in einem Telefonat oder Meeting? So müssen Anrufende nicht unnötig lange warten, sondern können direkt an die jeweiligen Ansprechpersonen, die auch tatsächlich aktuell zur Verfügung stehen, weitergeleitet werden.

Für eine Umstellung sollten Sie sich zunächst einmal Ihren aktuellen Stand genau ansehen. Wie ist das aktuelle Telefonverhalten? Welche Hardware gibt es und wie alt ist sie? Und vor allem: Was ist das Ziel? Sollen Mitarbeitende beispielsweise im Homeoffice arbeiten? Darauf aufbauend können Sie eine Strategie entwickeln, einen Anbieter auswählen und sich bewusst entscheiden, ob die neue VoIP-Lösung in der Cloud gehostet, On-Premise installiert oder als Hybrid-Lösung aufgebaut werden soll.

Soll die Anlage am Standort betrieben werden, können unter Umständen auch bereits vorhandene Telefonanlagen umgerüstet werden. Ansonsten wird lediglich ein kleiner Mini-Computer und natürlich ein Internetanschluss benötigt. Die Wahl der Hardware sollten Sie aber auch von Ihrem VoIP-Anbieter abhängig machen, um maximale Kompatibilität zu erreichen.

Für das eigentliche Telefonieren bedarf es natürlich auch entsprechender Endgeräte. Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie sie telefonieren und welches Endgerät sie sich wünschen. Das steigert nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Produktivität und sorgt für eine angenehme Arbeitsatmosphäre. Neben IP-Telefonen können Mitarbeitende auch per Softphone über Mobiltelefone oder Computer telefonieren. Hier steht eine Vielzahl an verschiedenen Headsets zur Auswahl, um das Telefonieren so angenehm wie möglich zu machen.

Sie möchten auf VoIP-Telefonie umsteigen und benötigen Unterstützung? Wir hören Ihnen zu! Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns an, wie Sie aktuell telefonieren und welche Anforderungen Sie an die neue Telefonanlage stellen. Basierend auf diesen Vorüberlegungen definieren wir maßgeschneidert Ihr Projekt und kümmern uns um die Vorbereitung On-Premise oder in der Cloud – z. B. unserer münsterland.cloud. Von den Lizenzen, über den Internetanschluss bis zur Hardware: Wir liefern die benötigten Komponenten und übernehmen die Einrichtung – ganz nach Ihren Bedürfnissen und der bereits vorhandenen Infrastruktur. Als jahrelanger 3CX-Partner haben wir auf diesem Gebiet umfassendes Know-how und Erfahrung in der Abwicklung derartiger Projekte.