Fachkräftemangel und Fluktuation in der IT: Diese Maßnahmen können Sie ergreifen

Es gibt zu wenig IT-Fachkräfte. Und die, die es gibt, wechseln häufig die Stelle. Beides ist für Unternehmen ein großer Risikofaktor und Kostenpunkt.

Die Personalabwanderungsquote lag beispielsweise im dritten Quartal 2021 bei 20 Prozent. Das heißt, dass IT-Dienstleistungsunternehmen im Schnitt ein Fünftel ihrer Belegung innerhalb eines Jahres verlieren. Das auszugleichen, ist mitunter schwierig bis unmöglich. Es geht Know-how verloren, neue Mitarbeitende sind heiß umworben und im schlimmsten Fall bleiben Aufgaben und Projekte liegen.

Doch wie sieht der Markt aktuell aus? Und welche Maßnahmen können Unternehmen ergreifen, um Fachkräftemangel und Personalfluktuation speziell in der IT auszugleichen oder sogar zu verhindern? 

Der Mangel an IT-Fachkräften nimmt weiter zu – und das branchenübergreifend. So waren laut einer Studie von Bitkom im letzten Jahr 96.000 Stellen für IT-Fachkräfte unbesetzt. Das sind 12 Prozent mehr als im Vorjahr. Zwei Drittel der Unternehmen sprechen von einem Fachkräftemangel. Genauso viele gehen davon aus, dass sich der Fachkräftemangel auch in Zukunft verschärfen wird.

Betroffen ist dabei nicht nur die Digitalwirtschaft, sondern alle Branchen bis hin zum Staat und Verwaltung, Schulen und Wissenschaft. Besonders hart trifft es allerdings kleine und mittelständische Unternehmen.

Bitkom-Präsident Achim Berg befürchtet, dass der Fachkräftemangel die Digitalisierung bremse. Hinzu kommt laut Bitkom, dass sich der Mangel nicht durch eigenen Nachwuchs ausgleichen lasse. So könne nur jede zweite freie Stelle durch inländische Fachkräfte besetzt werden. 

Das spiegeln auch die Zahlen wider: Den 96.000 unbesetzten Stellen stehen 2020 lediglich knapp 29.000 Studierende mit einem abgeschlossenen Informatik-Studium gegenüber. Hinzu kommt, dass geburtenstarke Jahrgänge, die sogenannten Boomer, in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen. Auch der Angriffskrieg auf die Ukraine verschärft die Situation weiter. Viele Unternehmen haben Mitarbeitende und Freelancer:innen in der Ukraine, Russland und Belarus, zu denen der Kontakt unterbrochen wurde.  

Jedes Unternehmen, aber auch jede Fachkraft ist anders gestrickt. Daher gibt es leider kein Patentrezept, mit dem Sie garantiert Bewerber:innen anlocken und Mitarbeitende halten können. Dennoch können Sie einige Maßnahmen treffen, um die Chancen zu erhöhen:

Einen Lebenslauf hochladen, ein individualisiertes einseitiges Anschreiben, vielleicht sogar noch Projektberichte und Referenzen. Als das ist nicht unüblich im Bewerbungsprozess, aber jedes weitere hochzuladende Dokument stellt eine weitere Hürde dar. Bei einem Markt, bei dem sich Fachkräfte mehr oder weniger aussuchen können, wo sie arbeiten, führen derartige Bewerbungshürdenläufe dazu, dass sich potenzielle Mitarbeitende einfach nicht bewerben. Schlicht und ergreifend, weil es zu anstrengend und bei einer anderen Stelle deutlich einfacher ist.

Versuchen Sie daher, den Bewerbungsprozess möglichst niedrigschwellig zu halten. Fragen Sie nur diejenigen Angaben ab, die Sie tatsächlich benötigen und setzen Sie eher auf persönliche Gespräche mit den Bewerber:innen. So lernen sich beide Seiten kennen und können jeweils abschätzen, ob es passt. 

Wenn Mitarbeitende gehen, nehmen sie auch immer ihr gesammeltes Wissen und ihre Erfahrung mit, sowohl allgemein als auch in Bezug auf die spezifische Infrastruktur. Diesen Know-how-Verlust gilt es auszugleichen. Stichwort ist hier – wie allzu häufig in der IT – die unliebsame Dokumentation. Wird genau festgehalten, was wann wie und aus welchem Grund angepasst wurde, lässt sich dies auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen und neue Mitarbeitende können sich schneller einarbeiten.

Zudem sollten Sie Mitarbeitende regelmäßig zu aktuellen Entwicklungen schulen und beispielsweise im Rahmen eines Schulungsplans für Redundanzen sorgen. Im Idealfall sollte sich nämlich nicht nur eine Person mit einem bestimmten Thema auskennen. Fällt diese aus oder verlässt sie das Unternehmen, geht auch das Wissen. Wenn hingegen immer mindestens zwei Mitarbeitende zu einem Thema Know-how aufbauen, sorgt das für eine gewisse Ausfallsicherheit. 

Um das Onboarding zu erleichtern, können Checklisten, Guidelines und Projektpläne helfen. Damit können neue Mitarbeitende deutlich früher selbstständig arbeiten und die Einarbeitung erfolgt unabhängig von der aktuellen Arbeitsbelastung der Kolleg:innen. Auch der Einsatz von marktüblichen Standards, z. B. in der Konfiguration oder Auswahl von Hard- und Software, kann helfen, dass sich Neuzugänge schneller zurechtfinden und ihre bisherige Erfahrung stärker einbringen können.

Arbeit ist aber nicht alles. Zu einem erfolgreichen Onboarding gehört daher, dass neue Mitarbeitende auch auf persönlicher Ebene abgeholt und ins Team aufgenommen werden. Hier können regelmäßige Austausch-Termine und Team-Events helfen. Das stärkt gleichzeitig auch den Team-Zusammenhalt und kann einer hohen Fluktuation entgegenwirken.  

Mittlerweile bewerben sich nicht nur IT-Kräfte bei Unternehmen. Auch die Unternehmen selbst müssen sich bewerben, um die wenigen vorhandenen Fachkräfte zu anzuwerben und langfristig zu binden. Dafür ist Zuhören enorm wichtig. Unternehmen sollten nicht nur von Work-Life-Balance reden, sondern diese Kultur auch leben. Für manche Bewerber:innen ist es beispielsweise schon ein Ausschlusskriterium, wenn Homeoffice nicht angeboten wird. Außerdem suchen immer mehr Fachkräfte Teilzeitanstellungen.

Was einzelne Mitarbeitende für die passende Balance benötigen, kann allerdings sehr individuell sein. Daher sollte es regelmäßig Personalgespräche geben, in denen die Vorgesetzten mit den Angestellten über die aktuelle Situation reden. Womit sind sie zufrieden? Was ist ausbaufähig? Und was würde ihnen helfen, einerseits die Arbeit besser zu erledigen und sich andererseits wohler zu fühlen. Hier kann eine Kombination aus unternehmensweiten und individuellen Maßnahmen sinnvoll sein. Denn alle Mitarbeitenden haben ihre individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen. 

Gerade den jüngeren Generationen, „Gen Y“ und „Gen Z“ ist es oft nicht nur wichtig, sich im Team wohlzufühlen, sondern auch Spaß bei der Arbeit zu haben. Dazu gehören spannende Aufgaben, Abwechslung und Vielfalt. Das ist natürlich nicht überall möglich – gerade bei kleineren IT-Abteilungen. Dennoch sollten Sie versuchen, Mitarbeitende bei der Entscheidung, welche Tätigkeiten sie ausüben, einzubeziehen. Können sich die Fachkräfte selbst aussuchen, an welchen Projekten sie arbeiten oder in welchem Themenbereich sie sich spezialisieren, steigert das meist die Zufriedenheit.

Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, muss – im Idealfall rechtzeitig – Ersatz gefunden werden. Wie die aktuellen Zahlen zeigen, ist das aber nicht immer möglich. Zum Ausgleich kann entweder für einen bestimmten Zeitraumen die Bearbeitung von einigen Aufgaben oder gesamten Projekten extern an Dienstleistungsunternehmen ausgelagert werden.

Andererseits können externe Fachkräfte auch eingesetzt werden, um wiederkehrende Aufgaben wie Wartung und Monitoring konstant zu erledigen und somit die eigene Abteilung zu entlasten. Das kann im gleichen Schritt durch eine geringere Arbeitsbelastung zu mehr Zufriedenheit führen. 

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Bitkom (2022): „Angespannte Wirtschaftslage macht sich im IT-Mittelstand bemerkbar“, 21. Oktober 2022, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Angespannte-Wirtschaftslage-IT-Mittelstand, letzter Zugriff am 15. November 2022.

Bitkom (2022): „Der IT-Mittelstand in Deutschland. IT-Mittelstandsbericht 2022. Fokus Datenökonomie & IT-Fachkräftemangel“, https://www.bitkom.org/sites/main/files/2022-10/221014_IT-Mittelstandsbericht_2022.pdf, letzter Zugriff am 15. November 2022.

Bitkom (2022): „IT-Fachkräftelücke wird größer: 96.000 offene Jobs“, 03. Januar 2022, https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/IT-Fachkraefteluecke-wird-groesser, letzter Zugriff am 15. November 2022.

It-daily.net (2021): „Mitarbeiterfluktuation im IT-Services-Markt auf Höchststand“, 17. November 2022, https://www.it-daily.net/shortnews/mitarbeiterfluktuation-im-it-services-markt-auf-hoechststand, letzter Zugriff am 15. November 2022.