Unified Communications: So optimieren Sie Ihre Unternehmenskommunikation

Telefonieren über das Tischtelefon, Videokonferenzen über die eine Lösung, chatten über eine andere und Anfragen von Kund:innen über eine dritte Software: Die Kommunikationslandschaft vieler Organisationen wächst organisch und nicht zuletzt aufgrund der Corona-Pandemie musste es in vielen Fällen schnell gehen. Das Ergebnis: Insellösungen, die nicht zusammenpassen, eine fehlende Strategie und genervte Mitarbeitende, die sich mit einer Vielzahl an Tools auseinandersetzen müssen.

Um das größtmögliche Potenzial zu schöpfen und die Produktivität zu steigern, greifen daher immer mehr Unternehmen auf Unified Communications (UC) zurück. Derartige Lösungen sollen – wie der Name andeutet – die Kommunikation vereinheitlichen.

Doch was genau ist UC? Welche Vorteile bietet es? Und wie funktioniert die Umsetzung?

Was ist UC?

Bei UC geht es darum, die Kommunikation, die sonst auf verschiedenen Kanälen erfolgen würde, auf einen Kanal zu vereinen. Das Ziel einer UC-Lösung ist es, die User Experience sowie die Produktivität zu verbessern. Neben dem klassischen Telefon können so beispielsweise Videokonferenzen, Instant-Messaging, Website Live Chats und VoIP-Telefonie in eine UC-Lösung integriert werden. Die verschiedenen Kommunikationstools werden dazu in einer einzigen optimierten Schnittstelle vereint. Mitarbeitende haben dadurch alle relevanten Tools in einer einheitlichen Umgebung im Blick – unabhängig vom individuellen Standort und genutzten Gerät.

Gleichzeitig sind Sie flexibler in der Kommunikation mit Geschäftskontakten und dem eigenen Team. Bei UC-Lösungen ist beispielsweise der Online-Status der Mitarbeitenden einsehbar, Sie können Meetings schnell und einfach planen und aus Unterhaltungen starten. So können Sie Feedback in Echtzeit erhalten, sich spontan absprechen und umfassend zusammenarbeiten.

Die UC-Lösung können Sie dabei On-Premise, in einer privaten oder öffentlichen Cloud sowie als Hybrid-Lösung betreiben. Am beliebtesten sind derzeit Cloud-basierte UC-Dienste.

Welche Vorteile bietet UC?

Frau mit Headset telefoniert über eine Unified Communications LösungDer wohl wichtigste Vorteil von UC: Sie haben Ihre Kommunikation auf allen Kanälen im Blick und behalten die Übersicht. Das erleichtert die Arbeit und Sie und Ihr Team müssen nicht eine Vielzahl an Tools gleichzeitig nutzen.

Im zweiten Schritt ergeben sich daraus Vorteile für Ihre Kund:innen und Geschäftskontakte sowie Ihre Organisation. Wenn Sie Ihr UC-Tool mit Ihrem CRM-System verbinden, wissen Sie sofort, wer anruft, können die Historie nachvollziehen und unbekannte Nummern direkt in das CRM-System einpflegen. Dadurch können eingehende Anfragen schneller beantworten und so einen besseren Service bieten. Außerdem lassen sich Interessierte schneller in Leads und letztendlich Aufträge umwandeln. So können Sie Ihre Kundschaft zufriedenstellen und langfristig Ihre Marke stärken.

Auch die interne Kommunikation und Kollaboration können Sie mit UC verbessern. Per Videokonferenz oder Chat kann sich Ihr Team leichter und flexibler untereinander austauschen. In den meisten UC-Tools können zudem Vorgänge kommentiert und zugewiesen werden, um Abläufe zu optimieren und einen schnelleren Service zu bieten. Auf Dauer lässt sich so die Produktivität steigern.

Von überall mit der Firmennummer telefonieren, Videokonferenzen und Zugriff von jedem Ort – mit UC-Lösungen können sie wachsenden Mobilitätsanforderungen gerecht werden und remote arbeiten. Homeoffice und hybrides Arbeiten sind mit UC kein Problem. Mitarbeitende können so flexibel nach ihren eigenen Bedürfnissen arbeiten – das steigert die Produktivität und Zufriedenheit des Teams.

Welche Risiken und Sicherheitsprobleme ergeben sich aus UC?

UC-Lösungen sind ein vielversprechender Ansatz, um die Kommunikation und Zusammenarbeit in einer Organisation effizienter und flexibler zu gestalten. Derartige Lösungen müssen allerdings sorgfältig implementiert und gewartet werden, ansonsten können sie – wie jede Software – Risiken und Sicherheitsprobleme nach sich ziehen.

Werden die User beispielsweise nicht richtig verwaltet und haben Mitarbeitende mehr Rechte als nötig, könnten diese ausgenutzt werden. Auch eine mangelnde Datensicherung kann in der Organisation zu finanziellen Verlusten und Arbeitsausfällen führen.

Bei UC werden verschiedene Technologien aus unterschiedlichen Netzwerken kombiniert. Um Sicherheitslücken zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Zugangspunkt sicher ist – unabhängig vom jeweiligen Gerät oder Netzwerk. 

Wie funktioniert die Umsetzung von UC?

Frau sitzt vor drei Bildschirmen mit einer Unified Communications Lösung

Bevor Sie sich für ein Tool entscheiden, sollten Sie zunächst einmal Ihre Anforderungen klären. Was soll das Tool können? Mit welcher Hard- oder Software soll es kompatibel sein? Welche Sicherheitsmaßnahmen sind nötig (Verschlüsselung, Datenschutz etc.)? Welche Bereitstellungsmodelle (Cloud) sind verfügbar? Bei diesen Überlegungen sollten Sie Ihr Datenschutz-Team, Ihre IT-Abteilung und ggf. die Personalvertretung rechtzeitig einbinden, um ein datenschutzkonformes und sicheres Produkt zu erhalten.

Im zweiten Schritt sollten Sie eine Bestandsaufnahme machen: Welche Hard- und Software ist in welchen Versionen vorhanden? Welche Funktionen werden aktuell genutzt? Und welche Wünsche haben die Mitarbeitenden? Wenn Sie die Belegschaft frühzeitig miteinbeziehen und nach ihren Wünschen fragen, schaffen Sie nicht nur mehr Akzeptanz für die spätere Lösung, sondern auch die Grundlage für eine anhaltende Produktivitätssteigerung.

Im Anschluss können Sie – auf Basis Ihrer Anforderungen und der Ist-Situation – ein geeignete UC-Plattform auswählen sowie das Projekt planen. Überprüfen Sie die Kompatibilität der Lösung in einer Test-Umgebung und führen Sie ggf. ein Pilotprojekt durch. Läuft hier alles rund, können Sie die Software implementieren.

Nach dem eigentlichen Roll-out erfolgt die kontinuierliche Optimierung. Dazu gehört unter anderem Monitoring und das Schließen von Sicherheitslücken. Entwickeln Sie beispielsweise ein Berechtigungskonzept, um feingranular zu regeln, welche Mitarbeitende auf welche Daten und Anwendungen Zugriff haben. Außerdem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden in Bezug auf Datensicherheit sensibilisieren. Dazu gehört etwa der Einsatz starker Passwörter und der Zugriff aus vertrauenswürdigen Netzwerken.

Fazit

Unified Communications kann helfen, die Kommunikation einer Organisation zu strukturieren und für die Mitarbeitenden zu vereinen und zu erleichtern. Davon profitieren die Produktivität und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Außerdem können sich Organisationen mit UC-Lösungen zukunftssicher aufstellen und remotes und mobiles Arbeiten ermöglichen.

Damit Sie die Möglichkeiten Ihres UC-Tools voll ausschöpfen können und es nicht zu Sicherheitslücken kommt, muss die Lösung allerdings sorgfältig integriert und gewartet werden. Zudem sollten Sie Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit dem Tool und den damit verbundenen Sicherheitsrisiken umfassend schulen.

Wir unterstützen Sie!

Sie möchten auf Unified Communications umsteigen und benötigen Unterstützung? Wir hören Ihnen zu! Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns an, wie Sie aktuell kommunizieren und welche Anforderungen Sie an die neue Kommunikationslösung stellen. Basierend auf diesen Vorüberlegungen definieren wir maßgeschneidert Ihr Projekt und kümmern uns um die Vorbereitung On-Premise oder in der Cloud – z. B. unserer münsterland.cloud.

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Quellen

Damberger, Dr. Sven (2021): „UCC in sieben Schritten“, Computerwoche, 25. Dezember 2021, https://www.computerwoche.de/a/ucc-in-sieben-schritten,3331238, letzter Zugriff am 13. Juni 2022.

Irei, Alissa (2022): „Unified Communications (UC)”, ComputerWeekly, Februar 2022, https://www.computerweekly.com/de/definition/Unified-Communications-UC, letzter Zugriff am 13. Juni 2022.

Microsoft (2019): „Unified Communications (UC): Einführung für neue Unternehmen“, 8. Februar 2019, https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/unified-communications-101-what-new-business-need-to-know, letzter Zugriff am 13. Juni 2022.