Warum Lizenzmanagement an Schulen unabdingbar ist

Lizenzmanagement klingt erst einmal nach einem langweiligen Thema und einem notwendigen Übel, dem sich Unternehmen stellen müssen. Durch die fortschreitende Digitalisierung in Schulen wird akkurates Lizenzmanagement aber auch in Bildungseinrichtungen immer wichtiger.

Lehrkräfte nutzen eine Vielzahl an Portalen und Software, für die jeweils andere Nutzungs- und Lizenzbestimmungen gelten. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Dadurch verschenken Sie viel Einsparpotential oder müssen im schlimmsten Fall sogar Strafe zahlen.

Wir zeigen, warum ein geeignetes Lizenzmanagement auch an Schulen Standard sein sollte.

Wie funktionieren Lizenzen?

Beim Lizenzmanagement erhalten Sie für jede Software einen entsprechenden Schlüssel.Ähnlich wie bei Musik oder Büchern gilt auch für Software-Lösungen das Urheberrecht. Damit einher gehen Vermarktungs- und Lizenzrechte – egal, ob es sich um kostenpflichtige oder kostenfreie Software handelt. Mit der Lizenzierung erwerben Sie also lediglich eingeschränkte Nutzungsrechte. Die Software wird damit nicht zu Ihrem Eigentum. Bei Open Source Software wird die Lizenz meist automatisch erteilt. Bei kommerziellen Produkten hingegen müssen Sie diese erst in Form eines Zugangsschlüssels erwerben und dabei aus einer Vielzahl an Möglichkeiten auswählen.

Dabei gibt es verschiedene Lizenzierungsformate, die sich nach Umfang und Laufzeit unterscheiden. Hier gibt es Mehrplatzlizenzen, die für eine vorgegebene Anzahl an Geräten oder gleichzeitigen Nutzer*innen gelten. Bei Einzelplatzlizenzen gilt die Lizenz jeweils für genau ein Gerät. In einigen Fällen gibt es besondere Schullizenzen für alle Geräte in der Schule.

Darüber hinaus unterscheiden sich die Lizenzierungsformate auch nach ihrer Laufzeit. Von einer dauerhaften einmaligen Kauflizenz über befristete Lizenzen und Lizenzierung im Aboformat gibt es diverse Möglichkeiten. In Kombination mit dem Umfang ergibt sich so pro Software meist ein Dickicht an Lizenzierungsangeboten, das kaum zu Durchblicken ist.

Achtung: Manche Software-Lösungen dürfen in Schulen kostenlos eingesetzt werden, aber nicht privat. Ein genauer Blick auf die Lizenzbedingungen lohnt sich, um keinen Lizenzverstoß zu begehen.

Was passiert bei falschem Lizenzmanagement?

Hinter der richtigen bzw. falschen Lizenzierung steckt mehr als nur die Verfügbarkeit der Produkte. Ohne die richtigen Lizenzen gehen Sie Compliance-Risiken ein und verstoßen gegen Lizenzvereinbarungen. Um dem entgegen zu wirken führen Unternehmen, wie z.B. Microsoft, Software-Audits durch und überprüfen, ob die jeweilige Organisation richtig lizenziert. Sollte das nicht der Fall sein, kann das zivil- und strafrechtliche Folgen haben sowie hohe Nach- und Strafzahlungen mit sich bringen.

Hinzu kommen Risiken für die Reputation der Schule. Mangelnde Strategien bei der Digitalisierung und Strafzahlungen können für Eltern ein Ausschlusskriterium sein.

Die Lösung: strukturiertes Lizenzmanagement. Sie sollten Ihre Lizenzen nicht jedes Mal neu zusammensuchen müssen. Die Königsdisziplin ist hier, nachhaltig gelebte Prozesse zu etablieren. Bei einem guten Lizenzmanagement sollten Sie daher in der Lage sein, zu jeder Zeit auf Knopfdruck transparente Lizenzdaten zu erzeugen.

Warum ist Lizenzmanagement so wichtig?

Durch richtiges Lizenzmanagement können Sie Ihr Einsparpotential voll ausschöpfen.Neben Compliance, Datenschutzkonformität und Rechtssicherheit – an sich schon wichtige Argumente – können Sie vor allem auch Geld sparen mit einem richtigen Lizenzmanagement. Denn große Teile des IT-Budgets fließen in Software. Wenn Sie einen Überblick über Ihre Lizenzen haben, zahlen Sie nicht für verstaubte Lizenzen oder Programme, die an der Schule nicht mehr genutzt werden. Außerdem können Sie die Wartungskosten so reduzieren.

Darüber hinaus gibt es bei den verschiedenen Softwareanbietern eine Vielzahl an verschiedenen Lizenzierungsmöglichkeiten, die zum Teil unterschiedliche Anwendungen beinhalten und für verschiedene Einsatzzwecke vorgesehen sind. Vor allem für Bildungseinrichtungen bieten viele Unternehmen Lizenzen zu vergünstigten Konditionen an.

Da fällt es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Aber es lohnt sich. Denn auch hier liegt großes Einsparpotential, wenn Sie die richtige Lizenzierung wählen. Das geht aber nur, wenn Sie wissen, welche Lizenzen bereits vorliegen und was Sie noch benötigen.

Holen Sie sich Unterstützung und geben Sie Ihr Lizenzmanagement in erfahrene Hände. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das eigentliche: Unterrichten. Und nebenbei können Sie Ihre Einsparpotentiale optimal nutzen.

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Quellen

Bildungsserver Rheinland-Pfalz (2021): „Hinweise zur Lizenzierung von Software im schulischen Umfeld“, https://bildungsnetz.bildung-rp.de/schulische-hard-und-software/faq-zu-weiterer-schul-it.html, letzter Zugriff am 11. Juni 2021.

Lander, Tobias (2019): “Fünf Fehler im Lizenzmanagement – und wie man sie vermeidet“, Computer Weekly, 04. November 2019, https://www.computerweekly.com/de/meinung/Fuenf-Fehler-im-Lizenzmanagement-und-wie-man-sie-vermeidet, letzter Zugriff am 11. Juni 2021.

Topel, Andreas (2017): “Lizenzmanagement ist keine Nebensache, die mal eben schnell gemacht werden kann.“, Frankfurt School of Finance & Management, 1. September 2017, https://www.frankfurt-school.de/home/newsroom/news/2017/september/interview-lizenzmanagement, letzter Zugriff am 11. Juni 2021.