Austausch wie im Büro: So klappt die Kommunikation auch im Homeoffice

Viele arbeiten momentan im Homeoffice. Das hat nicht nur die Arbeitsweise, sondern auch den Austausch mit den Kolleg*innen umgekrempelt. Wer kennt es nicht? Zwischen Tür und Angel oder bei der Kaffeemaschine tauscht man sich aus und bespricht neben Privatem auch Projekte, Kund*innen oder andere Aufgaben. Davon lebt die Zusammenarbeit.

Im Homeoffice sieht das anders aus. Aus Sicht des Infektionsschutzes ist das auch gut so. Aber dann müssen Alternativen her. Wir zeigen Ihnen, wie die Kommunikation auch im Homeoffice funktioniert und die Zusammenarbeit nicht unter der räumlichen Trennung leidet.

Telefonieren ermöglichen

Telefonieren ist auch im Homeoffice wichtig.

Neben E-Mails sind Telefonate die wichtigste Kommunikationsform in fast jedem Büro – und das intern genauso wie extern. Das sollte auch im Homeoffice nicht zum Problem werden. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden daher das Telefonieren wie aus dem Büro.

Das Nutzen von privaten Handys und Festnetztelefonen ist nämlich nicht nur unprofessionell, sondern auch aus Sicht der IT-Sicherheit und des Datenschutzes mehr als bedenklich.

Für die Mitarbeitenden kommt der negative Effekt hinzu, dass sich Berufliches und Privatleben vermischen. Die Folge: Auszeiten sind weniger erholsam.

Die Lösung: flexible VoIP-Telefonanlagen. Hinter VoIP verbirgt sich „Voice over IP“. Hierbei werden die Signale statt wie üblich über die Telefonleitung über das Internet versandt und in der Regel per Software oder auch normalem Telefon genutzt.

Der Vorteil: Die Mitarbeitenden sind auch Zuhause unter ihrer Firmennummer mit wenig Aufwand erreichbar. So verpassen sie keine wichtigen Anrufe von Kund*innen und können gleichzeitig problemlos aus dem Homeoffice heraus telefonieren. Ganz nebenbei sparen Sie teure Telefonkosten ein.

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Videokonferenztools einsetzen

Konferenzen und Besprechungen lassen sich zwar auch per Telefon abhalten. Oft fehlt hier aber ein Gesicht zur Stimme. Dafür eignen sich Videokonferenztools hervorragend. Mitarbeitende können so problemlos an Projekten zusammenarbeiten, sich austauschen und gemeinsam Brainstormings starten. Fehlen geeignete Kooperationsmöglichkeiten, leidet womöglich das Projekt darunter.

Momentan fällt zudem der Besuch von und bei Externen flach. Auch derartige Gespräche können mit einem Videokonferenztool problemlos ins Virtuelle übertragen werden. Mit einem geeigneten Hintergrund können Mitarbeitende ihre Firma auch im Homeoffice professionell repräsentieren. Auch nach Corona bieten Konferenzlösungen eine gute Alternative zu weiten Dienstreisen.

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Chats anbieten

Chats sind das virtuelle Pendant zu Gesprächen zwischen Tür und Angel. Sie sind formlos, locker und passieren mal eben nebenbei, wenn man Zeit dafür hat. Außerdem ist die Hürde beim Chatten geringer als beispielsweise bei einer E-Mail. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Telefonanlage oder Videokonferenzlösung eine Chatfunktion beinhalten oder bieten Sie eine unabhängige Lösung an.

Auf diese Weise kommen kurze Infos oder Nachfragen direkt an der richtigen Stelle an und können schnell beantwortet werden. Auch um einfach in Kontakt zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren, bieten Chats eine gute Alternative.

Formate zum Austausch schaffen

Austauschformate sorgen im Homeoffice für eine bessere Zusammenarbeit.

Das Office in Homeoffice steht zwar für Arbeit. Aber vor allem bei der Zusammenarbeit aus der Ferne darf auch der persönliche Austausch nicht zu kurz kommen. Das stärkt die Moral, führt zu mehr Teambuilding und einer verbesserten Kooperation. Stellen Sie die bisher vorgestellten Lösungen daher nicht zur für rein berufliche Zwecke zur Verfügung, sondern schaffen Sie persönliche Austauschformate. Von Wake-up-Calls zum Kaffeeklatsch über gemeinsames Mittagessen – die Möglichkeiten sind hier vielfältig. Finden Sie ein Format, das zu Ihrem Unternehmen und der Belegschaft passt. Hören Sie sich doch einfach mal um – gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen finden Sie garantiert Ihre ganz eigene Art der virtuellen Zusammenkunft!

Laut einer Studie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik möchten 58% der Unternehmen das Homeoffice-Angebot nach der Pandemie beibehalten oder sogar ausweiten. Homeoffice ist also nicht nur ein kurzfristiges Phänomen. Bei einem nachhaltigen und zukunftsorientierten Vorgehen ist auch die Zusammenarbeit kein Problem. Investieren Sie in geeignete Lösungen, damit Ihre Mitarbeitenden keine lange Leitung haben!

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Quellen

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (2020): „IT-Sicherheit im Home-Office im Jahr 2020. Unter besonderer Berücksichtigung der COVID-19-Pandemie“, https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/Unternehmen-und-Organisationen/Cyber-Sicherheitslage/Lageberichte/Cyber-Sicherheitsumfrage/IT-Sicherheit_im_Home-Office/it-sicherheit_im_home-office_node.html, letzter Zugriff am 11. Mai 2021.